Consolidado de ineficiencias y oportunidades de mejora en obra
Cuatro jornadas de observación en 10 proyectos activos. Patrones sistémicos, iniciativas priorizadas y oportunidades de automatización.
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Ineficiencias identificadas
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Comunes a todas las obras
10
Proyectos visitados
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Patrones sistémicos
Reserva del Lago · 21 abr
Viale · 22 abr
Madero / Flora / Albura / Corteza · 23 abr
Américas · Terra, Nativa, Piazza
Consulta Peregrino · 27 abr
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Consulta Peregrino — Reunión de consolidación · 27 de abril
4 temas priorizados
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Pedidos en Excel antes de SINCO — doble digitación sin valor
Aprobación en Excel y re-digitación en SINCO · SSTA sin acceso · proyección manual
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5 sesiones Consulta Peregrino | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: cons-004 Pedidos en SINCO sin Excel: trazabilidad completa desde control
Montar el pedido directamente en SINCO eliminando los Excels intermedios. La trazabilidad del pedido debe quedar abierta y visible desde control, sin pasos fuera del sistema. Este punto fue el más recurrente en todas las
Mejora propuesta
📌 Mejoras: cons-m004 Pedido directo en SINCO con trazabilidad abierta desde control — sin Excels
El residente monta el pedido ítem por ítem en SINCO. Control lo visualiza en tiempo real sin necesidad de descarga ni intermediación. La trazabilidad queda abierta: pedido → aprobación → compra → entrada de almacén → fac
Observación identificada
📌 Dolores: rl-004 Pedidos ya presupuestados requieren aprobación adicional
Si el ítem ya está proyectado en el presupuesto, el sistema exige aprobación adicional a través de múltiples Excels, lo que genera reproceso innecesario. El residente debe pedir aprobación de varios a
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m004 Pedidos directos desde presupuesto proyectado sin aprobación adicional
Si el ítem ya está proyectado, abrirlo automáticamente sin requerir aprobaciones intermedias. Eliminar la cadena de Excels. La validación solo debería activarse si se supera el tope presupuestado.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-007 Pedidos frenan el proceso: control interviene en el momento equivocado
vi-022 Pedidos de obra: la obra sube directamente y control aprueba — sin restricción de tiempo Debe haber velocidad para los pedidos; la necesidad de control no debe frenar el proceso. La obra debe poder subir los pedidos y luego control apruebe. El residente pide porque ya está presupuestado;
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m007 Pedidos automáticos desde presupuesto — alerta solo si se supera el tope
La obra sube el pedido, control aprueba pero no frena. Si está presupuestado, se habilita directamente. Solo se pide validación y proyección si se supera el tope. Alertas por malos pedidos desde el si
Observación identificada
📌 Dolores: ma-003 Pedidos en Excel antes de SINCO: doble digitación sin valor agregado
Madero: pasa de proyecto a control. Los residentes montan el pedido en tablas Excel y luego lo pasan a SINCO (dos veces, ¿para qué?). Si se quiere hacer una auditoría se debería hacer en SINCO. SSTA n
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m003 Pedidos directo a SINCO desde el residente — auditorías solo en SINCO
Plantilla de pedido en SINCO adjuntando memoria (ítem e insumo según presupuesto). Alerta al residente cuando se rechace indicando la razón. Reglas de acuerdo de servicio con momentos de corrección. A
Observación identificada
📌 Dolores: am-003 Pedidos de obra: proyección en Excel, unificación de códigos de insumo pendiente
No es necesario registrar y proyectar en Excel — todo debería hacerse desde SINCO. Si se pasa del presupuestado debería salir como cantidad adicional. SINCO tiene informe de pedido pero el seguimiento
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m003 Pedidos 100% en SINCO — proyección de excesos + unificación de códigos de insumo
am-m021 Pedidos directo en SINCO con proyección automática de excedentes Todo desde SINCO. Si se pasa del tope sale como cantidad adicional. Unificar códigos de insumos entre negociaciones para evitar reprocesos al aprobar facturas. |
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Tipologia de contratistas - tipo de contrato por actividad económica
Obra asigna tipo cuando debería ser contabilidad · error se detecta con la factura · 120 opciones reteICA
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4 sesiones Consulta Peregrino | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: cons-001 Minutas: matriz de contratista asociada a tipología de contratos y reducción de reteICA
La matriz de contratistas debe asociarse al tipo de contrato según la actividad económica del contratista. El campo de reteICA actualmente muestra 120 opciones; debe reducirse únicamente a las que aplican según la activi
Mejora propuesta
📌 Mejoras: cons-m001 Parametrizar reteICA por actividad económica — reducir de 120 a los que aplican
Al crear o editar el contratista, el sistema filtra automáticamente las opciones de reteICA según la actividad económica registrada. Se eliminan las 120 opciones genéricas y se muestran únicamente las que aplican. Result
Observación identificada
📌 Dolores: rl-016 Matriz de contratistas: tipo de contrato por actividad económica — migrar a ZOHO
Generar una matriz automática donde se ligue el contratista: cuando se crea el contrato se desglosa el tipo de contrato y salga según su actividad económica. Actualmente SINCO no lo tiene y la idea es migrar a ZOHO.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m010 Matriz automática de contratistas ligada a actividad económica — SINCO o ZOHO
Parametrizar en SINCO o ZOHO la actividad económica del contratista para que el tipo de contrato salga automáticamente. Reducir las 120 opciones de reteICA a solo las que aplican.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-009 Tipo de contrato lo define obra; el error llega con la factura
La obra está indicando el tipo de contrato cuando eso lo debería hacer contabilidad para saber la actividad económica. El error se detecta solo hasta que llega la factura, obligando a correcciones tar
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m009 Sistema parametriza actividad económica — obra solo define MO o material
Contabilidad define tipo de contrato en el sistema según actividad económica. La obra solo selecciona si es mano de obra o material. La matriz muestra la calificación del contratista. Los contratistas
Observación identificada
📌 Dolores: ma-010 Tipo de contrato lo decide obra — error se detecta al llegar la factura
Flora: siempre se debe preguntar a contabilidad el tipo de contrato a usar. Cuando se crea el contratista y por su actividad económica debería salir automáticamente cuáles son los tipos de contratos p
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m010 Actividad económica del RUT determina tipos de contrato disponibles automáticamente
Al crear el contratista, el sistema sugiere tipos de contrato permitidos según actividad económica. Si no tiene la actividad en RUT, muestra posibilidades y permite gestionar ajuste. Obra solo define |
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Vencimiento de contratos y pólizas sin alertas anticipadas
Se enteran al generar el corte · Ing. Forero aprueba solo viernes · alerta debe ser 3 semanas antes
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3 sesiones Consulta Peregrino | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: cons-003 Pólizas: revisión y confrontación contra el contrato — alimentar SINCO tras validación
El sistema debe revisar la póliza, confrontarla contra el contrato y, después de validar que cumple lo exigido, alimentar automáticamente SINCO. Esto está directamente relacionado con las alertas de vencimiento de póliza
Mejora propuesta
📌 Mejoras: cons-m003 Validación automática de póliza vs. contrato — actualización en SINCO y alertas de vencimiento
El sistema compara automáticamente la póliza recibida contra los requisitos del contrato. Si cumple, actualiza SINCO. Si no cumple, notifica con detalle de lo faltante. Alertas programadas de vencimiento de pólizas y con
Observación identificada
📌 Dolores: vi-014 Vencimiento de pólizas y contratos sin alertas — sin estado de gestión
No existe alerta de vencimiento de pólizas ni de contratos. Tampoco hay seguimiento de amortización de anticipos, devoluciones de retención de garantía ni estado de gestión visible. La alerta debe lle
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m014 Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por cort
Observación identificada
📌 Dolores: am-007 Vencimiento de contratos: se enteran al generar el corte — aprobador disponible solo viernes
am-012 Pólizas: cada contratista hace la suya — obra debe unificar y actualizar en SINCO Se dan cuenta del vencimiento hasta que van a generar el corte. Mínimo 2 semanas de trámite; la alerta debería ser entre 3 semanas y un mes con cadencia de 8 y 15 días. El Ing. Forero aprueba solo los
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m007 Alertas de vencimiento a 1 mes, 15 y 8 días — anticipar agenda del aprobador
am-m025 Alerta de vencimiento de contratos entre 3 semanas y 1 mes antes Alertas a los 30, 15 y 8 días. Diseñar considerando que el Ing. Forero solo aprueba viernes/sábado. Mínimo 2 semanas de trámite operativo. |
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Minutas SINCO: datos repetitivos, pipeline sin parametrizar por monto
Subgerente, cédulas, anticipos e IVA siempre manuales · control interno solo revisa los lunes
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3 sesiones Consulta Peregrino | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: cons-002 Contratos desde SINCO: plantilla diligenciada automáticamente — sin llenado manual
Los contratos ya se diligencian desde SINCO, pero la plantilla no viene pre-llenada. La minuta del contrato debería llegar diligenciada automáticamente con los datos que ya existen en el sistema. Para el contratista se d
Mejora propuesta
📌 Mejoras: cons-m002 Minuta pre-diligenciada desde SINCO con datos del sistema — firma digital por perfiles
La plantilla de minuta trae automáticamente: subgerente, cédulas, anticipos, representantes, direcciones e IVA desde los datos ya registrados en SINCO. El cuadro comparativo se omite en la versión que ve el contratista.
Observación identificada
📌 Dolores: ma-014 Minuta de contratos SINCO: ítems desordenados, apoderado cambia en cada campo
Albura/Corteza: hay que hacer muchos cambios, cantidades por valor unitario, responsable apoderado. Los ítems salen en desorden. Se debe estandarizar que el apoderado sea el subgerente para no tener q
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m014 Minuta estandarizada con apoderado fijo — firma ZOHO con control de perfiles
Estandarizar que el apoderado siempre sea el subgerente. Ítems ordenados en la minuta. ZOHO gestiona firma por perfil: director, residente, y se retira cuadro comparativo antes de enviar al contratist
Observación identificada
📌 Dolores: am-010 Minutas SINCO: datos repetitivos siempre corregidos — pipeline por montos + revisión paralela
Al montar en SINCO sale opción en Word para minuta, pero hay que modificar manualmente: subgerente, cédulas, datos, anticipos, representante, direcciones, IVA. Se plantea parametrización por valores y
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m010 Minutas parametrizadas por monto — revisión paralela con control interno
am-m028 Parametrización estándar de minutas por monto — pipeline automático Parametrización por valores: la minuta se arma sola desde SINCO. Pipeline por montos. Revisión paralela con control interno para eliminar el cuello de botella del lunes. |
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Presentes en las 4 sesiones de campo
8 ineficiencias
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Horas extras sin integración ni registro de causa
Portero, ARHI, Bitácora y Temporal no articulados · proceso manual · sin bloqueo por condición médica
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-002 Horas extras: dos fuentes sin integración (ARHI y Portero)
Se tienen dos formas de control: el ARHI y el Portero, pero la información no se integra. El proceso de validación con SST es completamente manual. Se propone un bloqueo para el tope de 48 horas/mes,
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m002 Automatizar notificación de horas extras y reporte mensual
Envío por correo al exceder el tope de 48 h/mes. El residente aprueba las novedades al día siguiente y se genera un reporte automático a fin de mes. Se propone bloqueo por usuario en el sistema.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-003 Horas extras sin registro de causa ni cuadro semanal
vi-021 Horas extras sin registro de causa ni cuadro semanal El portero no está sacando las horas extra. No se registra la causa de por qué se hace la hora extra. La digitalización debería hacerse a diario; lo primero es digitalizar la causa. Se propone un cuad
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m003 Digitalizar causa de hora extra diariamente — alerta semanal automática
Registro digital diario de la causa de la hora extra. Cuadro semanal automático. Evaluar si el portero puede hacer el mismo registro. Alertas semanales al residente. La idea es que el proceso de aprob
Observación identificada
📌 Dolores: ma-002 Horas extras: 3 planillas — Portero, Bitácora y Temporal sin articular
ma-036 Horas extras: tecnología disponible pero no estandarizada — resocializar bondades del sistema Madero: demasiadas validaciones para confirmar con portero. Son tres planillas. Portero falla por problemas de internet, obligando a planillas adicionales. No hay registro de causa. El residente técni
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m002 Portero articulado con Bitácora y Temporal — aprobación en sistema
Madero: aprobación por sistema; residente técnico pre-aprueba, administrativo aprueba. Sistema arroja alertas de superación del tope semanal (48 h). Registro de causa y tipo (diurna/nocturna). Archivo
Observación identificada
📌 Dolores: am-002 Horas extras: formato muy manual, sin conexión con Portero ni bloqueo por condición médica
El formato es completamente manual. Se debe verificar cómo se está usando Portero y hacer la conexión si falta algo. La validación debe hacerse el día anterior y la aprobación al día siguiente; el día
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m002 Conectar Portero a nómina — validación D-1, aprobación D-0, cierre día 30 + bloqueo médico
am-m020 Conectar nuevo formato Portero con nómina — validación día anterior, aprobación día siguiente Conectar el nuevo formato de Portero para ser enviado a nómina. Validación el día anterior, aprobación al siguiente, día 30 solo el paso final. Agregar bloqueo por condiciones médicas del trabajador. |
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BOT facturas: 20+ diarias radicadas manualmente
Correos distintos por obra · proveedor no sabe a cuál enviar · OC no llega al proveedor
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-008 Facturas sin tramitar ante la DIAN pendientes de aprobación
Hay facturas que no han sido tramitadas ante la DIAN y requieren aprobación. El sistema no vincula facturas con entradas de almacén automáticamente. Ya se está trabajando en este punto y se busca impl
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m007 Bot vincula facturas con entradas de almacén — flujo SGD sin descargas
Vincular facturas con entradas de almacén automáticamente. El flujo de aprobación SGD no debería requerir descargas manuales del director y subgerente.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-005 Recepción de facturas dispersa: cada obra tiene correo diferente
En las sociedades, cuando son muchas, se encargan de direccionar manualmente. Lo que se quiere es que el sistema 5 direccione automáticamente a la obra. El problema es que los correos son diferentes p
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m005 Un solo correo con bot de distribución por proyecto según sociedad
Bot recibe todas las facturas en un punto único y las distribuye automáticamente a la obra correspondiente según las 5 sociedades. Elimina errores de recepción y confusión del proveedor. El sistema 5
Observación identificada
📌 Dolores: ma-006 Facturas se pierden — 20+ diarias radicadas manualmente por proyecto
Madero: los proyectos reciben más de 20 facturas. Las facturas se pierden porque no vienen con todos los datos (hay que educar al proveedor). El bot debe poder leer las facturas, asignarlas al adminis
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m006 Bot lee factura, asigna administrativo, rechaza si falta OC o contrato
Un solo correo centralizado. Bot lee, distribuye y rechaza con indicación de error al proveedor o contabilidad. Condición para facturar: debe traer orden de servicio o contrato. Si no tiene orden de s
Observación identificada
📌 Dolores: am-005 Radicación de facturas: correos dispersos — OC no llega automáticamente al proveedor
En SGD, entradas con relación de facturas sin centralizar. Se propone que sea un correo centralizado. La orden de compra debería llegarle automáticamente al correo del proveedor al ser aprobada, sin i
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m005 Correo centralizado — OC aprobada llega automáticamente al proveedor
am-m023 Correo único — OC llega directamente al proveedor desde SINCO Un solo correo de recepción. La OC aprobada le llega automáticamente al proveedor. Bot distribuye facturas entrantes al proyecto correspondiente. |
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Bot de concretos / Informes de laboratorio: registro manual diario
Cada obra con su cuadro · laboratorios no comparten bases · sin comparación automática con norma
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-010 Alertas de resistencia de concretos se gestionan manualmente
El seguimiento de informes de laboratorio de concreto es completamente manual. No hay alerta automática cuando se tienen resultados de resistencias. El bot debería conectarse con las páginas de los la
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: vi-011 Bot de concretos: 2 horas diarias de registro manual — plataformas SGS, Concrelab, PSI
El residente copia las muestras manualmente; si copia mal, se pasan a Excel. Se debe evitar el registro manual y sacar el promedio móvil de calidad de producción de la concretera. La mayoría de obras
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m011 Bot extrae muestras de SGS, Concrelab y PSI — promedio móvil automático
Eliminar registro manual desde páginas de laboratorio. Calcular promedio móvil de calidad de producción de la concretera. Prioridad alta: se plantea como una de las primeras implementaciones del Tour
Observación identificada
📌 Dolores: ma-012 Bot de concretos: cada obra usa su cuadro — sin estándar ni promedio móvil
Madero: cada obra maneja el cuadro a su manera. Se debería estandarizar para que a todas las obras les salga lo mismo que deben llenar y luego se vincule con las obras. Albura/Corteza: hay que bajar t
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m012 Bot extrae parámetros del formato de informe — cuadro estandarizado entre todas las obras
Bot saca parámetros directamente del formato (los laboratorios no comparten bases). Estandarizar el cuadro de concretos para todas las obras. Albura ya tiene notificación Teams al subir al Drive como
Observación identificada
📌 Dolores: am-009 Informes de laboratorio: sin conexión ni comparación automática con normativa técnica
Conectar los informes de laboratorio para que genere alertas y compare los resultados con la norma y con lo que se cumplió. Cuarta sesión que confirma el dolor del bot de concretos, ahora con énfasis
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m009 Informes laboratorio conectados — alertas + comparación automática con norma técnica
am-m026 Bot conecta informes de laboratorio — alerta y comparación automática con norma Conexión de informes de laboratorio. Alertas automáticas por desviaciones. Comparar resultados con norma técnica y con compromisos del contrato. |
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SGD – Flujo relación de pago: Excel manual por residente
Pago depende de Excel · causación y pago desarticulados · tesorería sin programación automática
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-007 Aprobación de relaciones de pago requiere descargas manuales
El director y el subgerente deben descargar documentos manualmente desde el SGD para aprobar pagos antes de que pasen a contabilidad. El flujo de relación de pagos no está automatizado en el SGD. Se p
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: vi-012 Relación de pagos genera descarga y Excel por centro de costos
vi-020 SGD – Aprobación del subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos El residente descarga datos del sistema 5, arma hoja de Excel por cada centro de costos para mostrar anticipados. Causación y pagos no se ven en un solo lugar. El proceso: 1. Se habilita una cuenta y
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m012 Causación y pagos en un solo lugar — tesorería paga por programación semanal
SGD con pasos adicionales: contabilidad causa pero no paga hasta validación. Subgerente valida programación. Contabilidad y tesorería pagan según semana programada. Eliminar Excel por centro de costos
Observación identificada
📌 Dolores: ma-004 Relación de pagos depende de Excel del residente y correo manual
ma-032 SGD – Aprobación del subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos ma-038 SGD: hoja para entradas, anticipos y otros — flujo sin integrar Madero: evitar que se hagan relaciones de pago en Excel para contabilidad. Si se programa se respetan las fechas de SINCO. Los proyectos tienen que validar que tesorería y contabilidad causen todo. Fl
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m004 Programación en SINCO sustituye relación de pagos — causación y pago separados
Si hay programación en SINCO la relación de pagos debería generarse automáticamente. Contabilidad causa pero no paga hasta que tesorería lo ejecute según semana. Los proyectos validan que tesorería y
Observación identificada
📌 Dolores: am-004 Relación de pagos: envío manual en Excel a tesorería — cuarta confirmación sistémica
La relación de pagos se envía por Excel a tesorería. La obra hace la relación y además contabilidad debe haberla validado. Este es el cuarto proyecto donde se confirma exactamente el mismo dolor, conv
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m004 Relación de pagos automática desde SINCO — eliminación definitiva del Excel a tesorería
am-m022 Relación de pagos generada desde SINCO — contabilidad valida en sistema Cuarta sesión que lo confirma: si hay programación en SINCO la relación de pagos se genera automáticamente. Tesorería paga según programación validada. Prioridad máxima por impacto sistémico. |
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Preactas digitales y soportes — estándar de memorias y firma digital
Preacta en SINCO sin estandarizar · memorias sin formato único · firma digital pendiente
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-001 Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m001 Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo
Observación identificada
📌 Dolores: vi-001 Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m001 Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo
Observación identificada
📌 Dolores: ma-001 Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
ma-042 SRM: preactas desde SINCO con aprobación de interventoría — se convierte en acta con descuentos La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m001 Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo
Observación identificada
📌 Dolores: am-001 Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m001 Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo |
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PAC desligado de programación · llenado manual semana a semana
Sin incentivos · sin conexión BIM · módulo de calidad SINCO sin explotar
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-005 PAC y calificación de contratistas en actas manuales
La posibilidad de calificar al contratista desde SINCO no existe actualmente. La generación de descuentos se hace desde actas manuales que se van a la bolsa de multas. El PAC debería estar amarrado a
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m005 Calificación de contratistas desde SINCO, amarrada a programación
Calificación semanal de actividades desde el sistema, generando descuentos automáticos. El PAC debe conectar con la programación de obra y generar alertas de incumplimiento automáticamente.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-002 PAC desconectado del sistema — sin incentivos ni Power BI
La calificación se hace pero los descuentos por incumplimiento se gestionan manualmente desde actas. El PAC no está en el sistema 5. Se plantea conectar el PAC con incumplimientos subiendo a 5 y crear
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m002 PAC en sistema 5 con módulo de incidencias en Power BI
Nuevo módulo donde todas las obras ven el PAC. Calificación ligada al sistema 5. Incidencias visualizadas en Power BI. Incentivos automáticos y descuentos por incumplimiento generados desde el sistema
Observación identificada
📌 Dolores: ma-009 PAC desligado de programación — residentes llenan a mano semana a semana
ma-037 PAC: relacionamiento con control como apoyo para el porcentaje real ejecutado Albura/Corteza: está desligado de la programación general de la obra. Los residentes pierden mucho tiempo en el PAC poniendo a mano lo que se hace y lo que se reprograma semana a semana. La reprograma
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m009 PAC conectado con BIM, costos y programación — QR para asistencia en SINCO
Asistencia con QR ligada a SINCO (SENTINEL). Canal automático de comunicación de incumplimientos al contratista con copia a todos. Reprogramación automática por incumplimiento. Estándar de calificació
Observación identificada
📌 Dolores: am-006 PAC: módulo de calidad de SINCO sin explotar — sin visibilidad de carga del contratista
Existe un módulo en SINCO para calidad. Se propone verificar acta por acta con trazabilidad. Aporte nuevo: ver cuántos contratos activos tiene el contratista para conocer su carga real y si tiene capa
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m006 Activar módulo de calidad SINCO para PAC — carga real del contratista visible
am-m024 Explotar módulo de calidad SINCO para PAC — ver carga de contratos del contratista Verificar y activar el módulo de calidad de SINCO para el PAC. Trazabilidad acta por acta. Ver contratos activos del contratista para saber si puede asumir más obras. Tablero consolidado de todas las |
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Portal de proveedor y portal FIC sin repositorio centralizado
Contratista sin visibilidad de cortes ni pagos · FIC manual lleva mucho tiempo
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-012 Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa des
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: vi-023 Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa des
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: ma-020 Portal de proveedor y portal FIC sin repositorio centralizado
ma-039 Portal de proveedor: relacionado con módulo SRM de SINCO — Ing. Martha Portal proveedor donde se puedan ver los cortes de obra, si ya se hicieron los pagos, los formatos, cortes y toda la información del contrato del proveedor. Portal FIC: todo en función de la fiscaliza
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m018 Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa des
Observación identificada
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m034 Portal FIC: validación legal del pago relacionado con número de contrato
El sistema valida que el número de contrato coincida con el pago del FIC del contratista. Verificación de que las verificaciones de pago estén correctas y sean legalmente válidas. |
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Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
Primeros días del mes · envío a Daiana Plata · presupuestado vs. proyectado sin automatizar
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4 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-015 Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: vi-024 Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m014 Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por cort
Observación identificada
📌 Dolores: ma-043 Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: am-015 Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel enviada manualmente
Es un Excel que se trabaja los primeros días del mes. Se ingresa presupuestado, proyectado y la persona hace el llenado manual. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores tienen que proyectar ca
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m030 Flujo de directores integrado en SINCO — presupuestado + proyectado en el sistema
am-m012 Flujo directores automático desde SINCO — eliminar Excel mensual Eliminar el Excel mensual de proyección. Los directores ingresan presupuestado y proyectado directamente en SINCO. El sistema consolida y envía automáticamente a control. |
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Presentes en 3 sesiones
5 ineficiencias
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Base de presupuesto SINCO se recarga manualmente cada vez
Cuadro comparativo sin actualización automática · memorias no estandarizadas · control frena 3 meses antes
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3 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-009 Base de presupuesto en SINCO no se actualiza automáticamente
rl-014 Base de presupuesto para SINCO: actualización automática del cuadro comparativo Al ir direccionando el cuadro comparativo de contratos, la base original queda desactualizada. Se debe recargar manualmente como si fuera el primer día. La idea es que a medida que se va transformando
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: vi-008 Cuadro comparativo requiere descarga manual del sistema 5
Para montar un contrato hay que bajar el presupuesto del sistema 5 manualmente para obtener ítems, insumos y saldos. El módulo SEM debería absorber esto automáticamente. Al llenar el cuadro comparativ
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m008 Módulo SEM absorbe cuadro comparativo automáticamente desde sistema 5
Al montar un contrato, el sistema jala ítems, insumos y saldos directamente del presupuesto en sistema 5 sin descarga manual. El módulo SEM centraliza esta función y mantiene la base actualizada autom
Observación identificada
📌 Dolores: ma-007 Cuadro comparativo se llena de nuevo cada vez — sin libro estándar de presupuesto
ma-031 Base de presupuesto: informar al Ing. Forero para reunión de control los martes ma-034 Base de presupuesto SINCO: no se puede hacer en este momento para varios ítems e insumos Madero: los residentes tienen un formato base de control pero cada vez que se usa hay que copiarlo. Se quiere que el formato en tiempo real se pueda actualizar y que los datos se pongan automáticament
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m007 Libro estándar de presupuesto — control solo entra al inicio para revisar cantidades
Memorias de presupuesto estandarizadas entre proyectos. SINCO muestra desviaciones por fase. Control entra solo al inicio, no frena el proceso. SRM permite crear el cuadro comparativo directamente. El |
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Alquiler de equipo sin inventario, hojas de vida ni mantenimiento
Cobro tarde · equipos en desuso sin alerta · control en manos de residentes · sin preacta automática
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3 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-006 Cobro de alquiler de equipo llega tarde — sin inventario en tiempo real
No existe un conteo automático del equipo en obra por proveedor. El cobro llega con retraso porque no hay control de inventarios. Se menciona el programa propuesto por HILTI, que ya fue usado en VISSA
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m006 Conteo automático mensual de equipo en alquiler por proveedor
Inventario automático por proveedor, integrado con programa HILTI (experiencia de Vissani). Permite control oportuno, evita cobros tardíos y da visibilidad de qué equipo está en obra.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-010 Alquiler de equipo sin control de inventario ni proyección anticipada
El material llega y no se sabe qué es. No hay programa de control de inventarios para el almacén. La rotación entre obras menores se maneja por memorando entre directores. UNISPAN hace la modulación (
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m010 Control de inventario de alquiler ligado a contrato y actividad
Sistema conectado con equipo, cantidades y alertas ligadas a contrato y actividad. UNISPAN: alineadores y cremalleras moduladas. Proyección anticipada de pedidos. Proveedor indica número de contrato e
Observación identificada
📌 Dolores: ma-011 Alquiler de equipo sin hojas de vida, mantenimiento ni control de tiempos en desuso
ma-027 Alquiler de equipo: control de mantenimientos por rotación ma-028 Alquiler de equipo: diferenciación entre terceros y propios — ejemplo T500 ma-030 Kardex UNISPAN y libro de pedidos: automatización pendiente — valores cambian semanalmente Madero: debe haber hojas de vida de los equipos y personas expertas en revisión. El proveedor debe tener control del inventario. Se debe registrar cuánto dura un equipo en cada obra operando y cuánto
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m011 Módulo de equipos en Portero articulado — centralizar seguimiento de alquileres
Hojas de vida de equipos. Registro de tiempo en obra vs. tiempo quieto. Alertas de vencimiento de alquiler y de presupuesto. Control de devoluciones. Comparación de costo de mantenimiento vs. alquiler |
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Salidas de almacén: flujo excesivo · prueba piloto parada
Vale físico · múltiples aprobaciones · maestros sin visibilidad de inventario
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3 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-003 Sistema bloqueando insumos en estado de presalida
Las salidas sin entrega de vales generan fallos: el vale funciona como una presalida y el almacenista hace la entrega efectiva, pero hay insumos que quedan bloqueados en la presalida sin completar el
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m003 Rediseñar flujo de presalidas — corregir bloqueos del sistema
El vale funciona como presalida; el almacenista hace la entrega efectiva. Corregir el fallo que bloquea insumos en estado intermedio. La solución es que el sistema libere automáticamente el estado cua
Observación identificada
📌 Dolores: vi-006 Salidas de almacén: demasiados pasos de aprobación
Múltiples ciclos: obra → control → almacenista → director (en sistema 5) → control de nuevo → compras. Se busca eliminar el vale (cheque al portador) que requiere firma del almacenista, residente y co
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m006 Eliminar vale físico: recibido digital del contratista en sistema 5
Digitalizar la firma de recibido del contratista. Presalida firmada digitalmente. Eliminar impresión del vale. Todo atado al sistema 5. Simplificar el flujo de aprobaciones eliminando pasos redundante
Observación identificada
📌 Dolores: ma-008 Salidas de almacén: prueba piloto parada — maestros sin visibilidad de inventario
ma-033 Salidas sin vales: aprobación de control no devuelve a tiempo al almacenista ma-035 Salidas: modelo Bolívar con código de barras por contratista — no se puede eliminar la valera ma-041 Salidas: el tema de los vales se va a retomar en una semana Flora: la prueba piloto se detuvo porque debía tener presupuesto y orden de compra pero estaba dejando sacar sin tener presupuesto. El objetivo era hacer una presalida por ítem y que el contratista fu
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m008 Presalida digital con QR o código de barras — inventario visible para maestros
Flora: firma con QR en SINCO. Madero: código de barras por contratista (modelo Bolívar). Los maestros consultan inventario directamente sin intermediarios. La presalida garantiza que no se saque sin p |
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Creación de contratistas: hasta un mes, duplicada entre sociedades
Mismos contratistas aprobados por separado en cada sociedad · SRM en proceso
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3 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-013 Creación de contratistas automáticamente — base de datos entre sociedades
Considerando la cantidad de sociedades, se tiene con TICS la creación para una razón social, pero si se tiene una base de datos de contratistas se asigna la razón social que corresponda. A través del
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m008 Matriz automática de tipo de contrato según actividad económica
Al crear el contrato, el sistema despliega los tipos que aplican según actividad económica del contratista. Actualmente no disponible en SINCO; se planea migrar a ZOHO para esta funcionalidad.
Observación identificada
📌 Dolores: vi-004 Base de contratistas descentralizada — problemas entre sociedades
Los requerimientos deberían estar en contable de forma centralizada. Hay problemas cuando existen socios: las bases administrativas deben trabajar en conjunto. Las sociedades deben alinearse con la po
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m004 Activar módulo SRM para todas las sociedades — CRM centralizado
Activar CRM para sociedades nuevas. Alinear sociedades con política Ingeurbe. Bases administrativas trabajando en conjunto. Pendiente revisión de migración y estados inactivos en sistema 5 (consultar
Observación identificada
📌 Dolores: ma-005 Creación de contratistas puede demorar hasta un mes — duplicación entre sociedades
ma-029 Creación de contratistas: evaluación nueva por sociedad — espera de casi una semana Madero: crear una matriz automática de contratistas para evitar tener que gestionar la razón social. Cuando se genera un contrato se tienen más de 90 opciones, lo que genera afectaciones con la factur
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m005 Módulo SRM en 15 días — portal de ingreso para nuevos contratistas desde web
Los nuevos contratistas ingresan al proceso desde la página de Ingeurbe vía SRM. Las áreas competentes validan requisitos. SRM incluye cuadro comparativo ligado al ADPRO para relacionar el contrato. C |
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Relación de pagos enviada por Excel a tesorería
Obra hace la relación manualmente · contabilidad debe validar antes · no integrado en SINCO
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3 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-007 Aprobación de relaciones de pago requiere descargas manuales
El director y el subgerente deben descargar documentos manualmente desde el SGD para aprobar pagos antes de que pasen a contabilidad. El flujo de relación de pagos no está automatizado en el SGD. Se p
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: ma-004 Relación de pagos depende de Excel del residente y correo manual
ma-032 SGD – Aprobación del subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos ma-038 SGD: hoja para entradas, anticipos y otros — flujo sin integrar Madero: evitar que se hagan relaciones de pago en Excel para contabilidad. Si se programa se respetan las fechas de SINCO. Los proyectos tienen que validar que tesorería y contabilidad causen todo. Fl
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m004 Programación en SINCO sustituye relación de pagos — causación y pago separados
Si hay programación en SINCO la relación de pagos debería generarse automáticamente. Contabilidad causa pero no paga hasta que tesorería lo ejecute según semana. Los proyectos validan que tesorería y
Observación identificada
📌 Dolores: am-004 Relación de pagos: envío manual en Excel a tesorería — cuarta confirmación sistémica
La relación de pagos se envía por Excel a tesorería. La obra hace la relación y además contabilidad debe haberla validado. Este es el cuarto proyecto donde se confirma exactamente el mismo dolor, conv
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m004 Relación de pagos automática desde SINCO — eliminación definitiva del Excel a tesorería
am-m022 Relación de pagos generada desde SINCO — contabilidad valida en sistema Cuarta sesión que lo confirma: si hay programación en SINCO la relación de pagos se genera automáticamente. Tesorería paga según programación validada. Prioridad máxima por impacto sistémico. |
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Presentes en 2 sesiones
5 ineficiencias
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Entradas de almacén: remisión con ID diferente a la OC
Remisión del proveedor debe subirse digital a SINCO · debe traer número de OC · sin impresión de entrada
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2 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-013 Entradas de almacén: remisión llega con ID diferente a la orden de compra
Flujo completo desarticulado: 1. Pedido (orden de compra) → 2. Llega pedido con remisión (tiene otro ID) → 3. Entrada de almacén (debería traer ambos IDs) → 4. Salida (control de inventario impactado
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m013 Trazabilidad completa: OC + remisión + entrada + factura con IDs unificados
Cada documento del flujo debe llevar los IDs de orden de compra y remisión. Digitalizar y escanear remisiones garantizando legibilidad. Trazabilidad end-to-end desde pedido hasta facturación. La entra
Observación identificada
📌 Dolores: ma-013 Entradas de almacén sin estándar — almacenista puede entrar sin remisión
Madero: mirar opción en SINCO para que el almacenista cargue de una vez la remisión digital. La entrada de almacén NO debe imprimirse: la remisión del proveedor debe subirse directamente a SINCO de fo
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m013 Remisión digital obligatoria para hacer entrada — alerta a fin de mes de entradas pendientes
El almacenista no puede hacer la entrada sin la remisión escaneada. Las entradas deben ser mínimo 2. Estandarizar el proceso en Ingeurbe. Alerta proactiva cuando se acerque fin de mes con entradas sin |
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Pólizas: cada contratista hace la suya — obra unifica y verifica manualmente
Sin validación automática vs. contrato · sin alerta de actualización en SINCO
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2 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-026 Póliza global eliminada — todos los contratistas con póliza individual en SINCO
No se va a usar póliza global; todos van a quedar con póliza individual. Se debe revisar la información de cada póliza y si está correcta, ingresar toda la información en SINCO. Requiere revisión y ca
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: am-007 Vencimiento de contratos: se enteran al generar el corte — aprobador disponible solo viernes
Se dan cuenta del vencimiento hasta que van a generar el corte. Mínimo 2 semanas de trámite; la alerta debería ser entre 3 semanas y un mes con cadencia de 8 y 15 días. El Ing. Forero aprueba solo los
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m007 Alertas de vencimiento a 1 mes, 15 y 8 días — anticipar agenda del aprobador
am-m025 Alerta de vencimiento de contratos entre 3 semanas y 1 mes antes Alertas a los 30, 15 y 8 días. Diseñar considerando que el Ing. Forero solo aprueba viernes/sábado. Mínimo 2 semanas de trámite operativo. |
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Servicios públicos sin centralización ni débito automático
Sin alertas de recibo · sin vínculo cuenta contrato · costo indirecto sin automatizar
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2 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-018 Servicios públicos sin centralización ni alertas de vencimiento
El pago de servicios públicos no está centralizado. No hay alertas cuando llega el recibo ni vínculo con la cuenta contrato correspondiente. Se propone que si se paga el servicio, se emita alerta con
Mejora propuesta
Observación identificada
📌 Dolores: am-008 Servicios públicos: alertas y débito sin automatizar — costo indirecto sin cargar
Las alertas deberían ser automáticas. Automatizar el débito con las cuentas aprobadas. Tesorería automatiza la cuenta contrato y notifica a obra para cargar el costo indirecto sin intervención manual.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m008 Débito automático servicios públicos — notificación a obra para costo indirecto
am-m027 Débito automático de servicios públicos — alerta a obra para costo indirecto Automatizar débito con cuentas aprobadas. Tesorería notifica a obra para cargar costo indirecto sin intervención manual. |
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Contratos en cero: sin cierre automático ni alerta previa de auditoría
Se detectan hasta la auditoría · cierre manual · sin alerta previa
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2 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-014 Minuta de contratos SINCO: ítems desordenados, apoderado cambia en cada campo
Albura/Corteza: hay que hacer muchos cambios, cantidades por valor unitario, responsable apoderado. Los ítems salen en desorden. Se debe estandarizar que el apoderado sea el subgerente para no tener q
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m014 Minuta estandarizada con apoderado fijo — firma ZOHO con control de perfiles
Estandarizar que el apoderado siempre sea el subgerente. Ítems ordenados en la minuta. ZOHO gestiona firma por perfil: director, residente, y se retira cuadro comparativo antes de enviar al contratist
Observación identificada
📌 Dolores: am-020 Contratos en cero: sin cierre automático ni alerta de auditoría previa
Alerta cuando los contratos quedan en cero y por auditoría los contratos en cero. Se plantea que se cierren automáticamente una vez en ceros, con alerta de auditoría previa para revisión.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m007 Alertas de vencimiento a 1 mes, 15 y 8 días — anticipar agenda del aprobador
am-m025 Alerta de vencimiento de contratos entre 3 semanas y 1 mes antes am-m017 Cierre automático de contratos en cero con alerta de auditoría previa Alertas a los 30, 15 y 8 días. Diseñar considerando que el Ing. Forero solo aprueba viernes/sábado. Mínimo 2 semanas de trámite operativo. |
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SGD – Aprobación de subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos
Ya hubo pedido, OC y despacho — la aprobación del subgerente en la entrada no agrega valor · presente en VI y MA
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2 sesiones | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-012 Relación de pagos genera descarga y Excel por centro de costos
El residente descarga datos del sistema 5, arma hoja de Excel por cada centro de costos para mostrar anticipados. Causación y pagos no se ven en un solo lugar. El proceso: 1. Se habilita una cuenta y
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m012 Causación y pagos en un solo lugar — tesorería paga por programación semanal
SGD con pasos adicionales: contabilidad causa pero no paga hasta validación. Subgerente valida programación. Contabilidad y tesorería pagan según semana programada. Eliminar Excel por centro de costos
Observación identificada
📌 Dolores: ma-004 Relación de pagos depende de Excel del residente y correo manual
ma-032 SGD – Aprobación del subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos ma-038 SGD: hoja para entradas, anticipos y otros — flujo sin integrar ma-018 Contratos menores con exceso de aprobaciones para montos bajos Madero: evitar que se hagan relaciones de pago en Excel para contabilidad. Si se programa se respetan las fechas de SINCO. Los proyectos tienen que validar que tesorería y contabilidad causen todo. Fl
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m004 Programación en SINCO sustituye relación de pagos — causación y pago separados
Si hay programación en SINCO la relación de pagos debería generarse automáticamente. Contabilidad causa pero no paga hasta que tesorería lo ejecute según semana. Los proyectos validan que tesorería y |
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Presente en 1 sesión
22 ineficiencias
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Control de equipos: sin inventario — informe no genera preacta
No se sabe qué hay en obra · preacta manual · módulo Portero sin aprovechar
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: am-021 Control de equipos: sin inventario — informe no genera preacta automáticamente
No se sabe qué hay en inventario de equipos. Cuando se haga el informe debería generar la preacta automáticamente. Conectado con el dolor de alquiler de equipo pero con énfasis en la preacta.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m018 Informe de equipos genera preacta automáticamente — inventario en tiempo real
Al generar el informe de equipos el sistema crea la preacta automáticamente. Inventario visible en tiempo real. Conectar con módulo de Portero. |
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FIC y seguridad social: verificación manual de legalidad y pagos
Sin cruce de número de contrato con pago · cuadro Excel manual · sin validación legal automatizada
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Observación identificada
📌 Dolores: am-018 Control de FIC y seguridad social: verificación manual de legalidad y cruce de pagos
Se debe validar que la información del FIC sea legal, que las verificaciones de pago estén correctas y que se cruce el número de contrato con el pago que hizo el contratista automáticamente.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m015 Validación automática FIC y seguridad social — cruce contrato con pago
Sistema que valide legalidad del FIC y cruce número de contrato con pago del contratista automáticamente. Eliminar cuadro Excel de control. |
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Órdenes de compra sin alertas de antigüedad ni cierre automático
OC viejas sin usar generan observaciones de auditoría · sin alerta de vencimiento
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: am-013 Órdenes de compra abiertas sin uso: generan errores en entradas de almacén
Se deben emitir alertas por órdenes de compra que siguen abiertas sin uso para validar también las entradas de almacén vinculadas. Conecta el dolor de OC vencidas con el flujo de entradas.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m007 Alertas de vencimiento a 1 mes, 15 y 8 días — anticipar agenda del aprobador
am-m025 Alerta de vencimiento de contratos entre 3 semanas y 1 mes antes Alertas a los 30, 15 y 8 días. Diseñar considerando que el Ing. Forero solo aprueba viernes/sábado. Mínimo 2 semanas de trámite operativo. |
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Plan de calidad: formatos dispersos, sin repositorio ni estándar ATS
Sin inducción centralizada · gestión del conocimiento ausente · ACONEX propuesto
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-022 Plan de calidad: formatos dispersos, sin repositorio de inducción ni estándar ATS
Se define la posibilidad de validar los criterios de calidad; si no cumple, que el sistema indique qué falta. Formato de calidad 004. Formatos de los ATS, todo en los mismos espacios en nube. Se debe
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m020 Repositorio único de calidad — formatos, ATS, inducción y gestión del conocimiento
Todos los formatos estándar en nube (SharePoint o ACONEX). Repositorio de inducción para nuevos ingresos. Control de cambios en ACONEX. Socialización de formatos estándar (Leo). Criterios de calidad c |
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Actas de calidad BIM y libro de obra: sin firma digital
Sin dictado desde campo · sin foto adjunta · libro de obra aún en papel
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Observación identificada
📌 Dolores: am-016 Actas de calidad BIM y libro de obra: sin firma digital ni registro desde campo
Se deben hacer actas de calidad y relacionamientos de avances de obra. Se debe pensar en habilitar firma digital. Si llovió u ocurrió algo, hacer el libro de obra digital con observaciones de los resi
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m013 Libro de obra digital con firma digital, foto y dictado desde campo
am-m031 Libro de obra digital con firma digital — dictado desde tablet en campo Firma digital para actas de calidad. Registro de observaciones con foto y dictado de voz. Plan piloto para entregas ya existe como referencia. |
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Informes mensuales: sin estándar de prompt ni plantilla automatizada
Plantilla sin definir · estándar sin subir a plataforma · requiere IA
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Observación identificada
📌 Dolores: am-017 Informes mensuales: sin prompt ni plantilla estándar para automatizar con IA
Se plantea establecer el prompt y la plantilla estándar para los informes mensuales. El estándar debe ser subido y disponible para todos los proyectos. Relacionado con la iniciativa de IA para actas e
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m014 Prompt y plantilla estándar para informes mensuales con IA
am-m032 Plantilla + prompt estándar para informes mensuales automatizados Establecer prompt y plantilla. Subir estándar a plataforma compartida. Conectar con informes a entidades e IA de actas. |
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Estandarización de insumos: inactivos sin depurar, cuentas contables incorrectas
Sin responsable de bloqueo · insumos CEMEX con códigos distintos por negociación
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Observación identificada
📌 Dolores: am-014 Estandarización de insumos: ítems inactivos sin depurar, cuentas contables incorrectas
Desde presupuesto debe estar estandarizado el ítem y el insumo de la mano con contabilidad. A veces cae en una cuenta contable que no corresponde. Los insumos inactivos por parametrización deben bloqu
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m011 Maestría de insumos depurada — bloqueo automático + responsable asignado
am-m029 Bloqueo automático de insumos inactivos — responsable de depuración asignado Estandarizar ítem e insumo alineado con contabilidad. Bloquear insumos inactivos automáticamente. Responsable de depuración asignado. Unificar consecutivos entre sucursales. |
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Cambios de precio: lista no ligada al insumo en SINCO
Corte máximo día 30 · aprobación sujeta al precio del nuevo año · proceso manual
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Observación identificada
📌 Dolores: am-019 Cambios de precio: lista no ligada al insumo — incremento sin automatizar
La lista de precios debería estar ligada al insumo en SINCO. El último corte debería ser máximo el día 30. Generación automática del incremento con aprobación condicionada al precio del nuevo año vige
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m033 Lista de precios ligada al insumo — corte automático al día 30 con aprobación
am-m016 Lista de precios ligada al insumo — incremento automático con aprobación condicionada Ligar la lista de incrementos directamente al insumo en el sistema. Generación automática del corte con fecha máxima día 30. La aprobación del nuevo precio queda sujeta a validación humana por cambio |
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Tablet para residentes: actividades y formatos sin digitalizar en campo
Sin foto + dictado · Calidad Cloud y BIM sin integrar · plan piloto iniciado
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: am-022 Tablet residentes: revisión de actividades y formatos sin digitalizar en campo
Revisión de actividades desde tablet: cómo se chequeó, cómo se liberó. Formatos de calidad y libro de obra en Calidad Cloud y BIM. Adjuntar foto, dictar observaciones y complementar después. Plan pilo
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m019 Tablet residentes: foto + dictado + checklist de calidad desde campo
Revisión de actividades desde tablet con foto adjunta y dictado. Integrar con Calidad Cloud y BIM. Plan piloto de entregas como referencia. |
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Comités de obra: actas sin síntesis automática de trazabilidad
Sin IA que identifique antes/ahora · protocolo existe pero no se aplica
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-019 Comités de obra: actas sin síntesis automática de trazabilidad
IA que sintetice la trazabilidad de lo que se tiene en el acta, identificando cómo se estaba antes y cómo se va ahora, de acuerdo con el planteamiento del protocolo que ya se tiene. Para sintetizar la
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m017 IA sintetiza actas de comité con trazabilidad antes/ahora
IA que según el protocolo existente genera resumen de qué había antes y cómo va ahora. Permite hacer preguntas sobre el historial de la obra. Albura/Corteza lo ven como herramienta de síntesis de comi |
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Firma electrónica de contratos: pérdida de certificado en cada cambio
ZOHO por perfil · cuadro comparativo visible al contratista · proceso complejo
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-024 Firma electrónica de contratos: proceso complejo con pérdida de certificados
Primero pasa por todos los de Ingeurbe, luego hay que quitarle el cuadro comparativo para que firme el contratista (para que no vea ese comparativo). Se tiene un control de perfiles. ZOHO lo hace pero
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m014 Minuta estandarizada con apoderado fijo — firma ZOHO con control de perfiles
Estandarizar que el apoderado siempre sea el subgerente. Ítems ordenados en la minuta. ZOHO gestiona firma por perfil: director, residente, y se retira cuadro comparativo antes de enviar al contratist |
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Tableros BIM–Power BI para volumetría de concretos y ventanería
Sin visualización de volúmenes por elemento · cuadros de obra desconectados de SINCO
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-015 Tableros BIM–Power BI para volumetría de concretos y seguimiento de ventanería
ma-025 Reporte a control interno de contratos cerrados no automatizado Desde BIM, tableros en Power BI para cuantificación de volúmenes de concreto en fundidas, para que los residentes visualicen el volumen de concreto y los elementos asociados a cada grupo. Tablero de s
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m015 Tableros Power BI conectados a BIM — concretos, acero y ventanería integrados con SINCO
Residentes visualizan volúmenes de concreto por elemento y grupo. Seguimiento a instalación de ventanería. Integración de cuadros de control de obra con SINCO: consumos reales, registros de compra y a
Observación identificada
📌 Dolores: am-011 Control interno devuelve minutas por errores pequeños — solo revisa los lunes
Por errores pequeños se devuelve desde control interno y hay que rehacer todo el proceso. Control interno solo revisa los lunes, lo que genera cuellos de botella críticos. Se propone que la revisión s
Mejora propuesta
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SSTA: permisos de inicio de semana toman 2.5 horas manuales
Múltiples firmas · seguridad social diaria manual · reporte de ingresos manual
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-016 SSTA: permisos de inicio de semana con múltiples firmas durante 2.5 horas
ma-040 SSTA: reporte diario de ingresos completamente manual ma-023 Órdenes de compra de acero con alertas de antigüedad no configuradas El diligenciamiento de los permisos al inicio de la semana (permisos de altura) toma de 6am a 8:30am solo para trabajadores de Ingeurbe. Debe tener varias firmas. También hay recepción del contrato co
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m016 Digitalización de permisos SSTA con firma digital — seguridad social en portero
Permisos de trabajo y altura firmados digitalmente para reducir las 2.5 horas de inicio de semana. Seguridad social de trabajadores cargada en portero a diario. Reporte de ingresos SSTA automatizado. |
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Control de asentamientos: datos de topógrafos no graficados automáticamente
Lecturas con criterio técnico · sin visualización automática · solo en Viale
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-016 Control de asentamientos: datos de topógrafos sin graficar automáticamente
Los topógrafos generan lecturas de control de asentamiento con criterio técnico, pero esa data no se grafica automáticamente. Se deben extraer datos de los informes de asentamiento y visualizarlos, el
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m014 Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por cort |
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Informes a entidades públicas manuales: acueducto, IDU, IDRD, urbanismo
Cada entidad con formato distinto · estructura mensual ya existe pero no se automatiza
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: ma-021 Informes a entidades públicas (urbanismo, IDU, IDRD, acueducto) manuales
ma-017 Incidencias en plano u obra no llegan directamente a diseño — rechazos sin notificación Control de inspección y ensayos debe acomodarse al informe de acueducto, al del IDU, del IDRD. En este momento es todo muy manual. Ya se tiene la estructura del informe mensual. El sistema debería ada
Mejora propuesta
📌 Mejoras: ma-m019 Generación automática de informes adaptados a cada entidad pública
A partir de la estructura del informe mensual ya existente, el sistema adapta y genera el reporte según el formato requerido por cada entidad: acueducto, IDU, IDRD, urbanismo. Eliminar el proceso comp |
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Soportes de cortes: formatos sin estandarizar entre proyectos
Ing. Esperanza lidera estandarización · proceso en curso
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: am-014 Estandarización de insumos: ítems inactivos sin depurar, cuentas contables incorrectas
Desde presupuesto debe estar estandarizado el ítem y el insumo de la mano con contabilidad. A veces cae en una cuenta contable que no corresponde. Los insumos inactivos por parametrización deben bloqu
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m035 Formatos de cortes estandarizados entre todos los proyectos
Estandarizar los soportes de cortes de obra para todas las revisiones. Todo documentado en una plataforma central. |
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Solicitudes de contratos: insumos distintos por sucursal sin estandarizar
Multibase con consecutivos distintos · error llega hasta contabilidad
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: am-007 Vencimiento de contratos: se enteran al generar el corte — aprobador disponible solo viernes
Se dan cuenta del vencimiento hasta que van a generar el corte. Mínimo 2 semanas de trámite; la alerta debería ser entre 3 semanas y un mes con cadencia de 8 y 15 días. El Ing. Forero aprueba solo los
Mejora propuesta
📌 Mejoras: am-m007 Alertas de vencimiento a 1 mes, 15 y 8 días — anticipar agenda del aprobador
am-m025 Alerta de vencimiento de contratos entre 3 semanas y 1 mes antes Alertas a los 30, 15 y 8 días. Diseñar considerando que el Ing. Forero solo aprueba viernes/sábado. Mínimo 2 semanas de trámite operativo. |
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Calidad: incidencias sin registro desde celular en campo
Sin digitalización móvil · protocolos de calidad sin conexión · solo Viale
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-017 Incidencias de calidad no se pueden registrar desde el celular en campo
Los protocolos de calidad aún no permiten registrar incidencias desde el dispositivo móvil en campo. Se requiere avanzar en la digitalización de calidad desde celular para agilizar el reporte en tiemp
Mejora propuesta
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Control de cortes BIM: reprocesos de ejecución doble no detectados
Modelo BIM no alerta sobre ejecuciones duplicadas · solo Viale
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-019 Reprocesos de ejecución doble no detectados con modelo BIM
Con el modelo BIM se están sacando los cortes, pero los reprocesos por ejecución doble no se identifican automáticamente. Los contratos están en el sistema 5. Los contratistas tienen acceso a estas me
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m014 Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por cort |
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IA para anticipar pedidos y despachos ligada a la programación
N8N y Claude para alertas · tiempos muertos · solo Reserva del Lago
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: rl-011 IA para anticipar solicitudes de pedidos y despachos ligada a la programación
IA que anticipe la solicitud de pedidos y despachos, amarrándose con la programación con diferentes alertas en el calendario. Se habla de reducir tiempos muertos y de automatización de alertas con N8N
Mejora propuesta
📌 Mejoras: rl-m009 IA para anticipar pedidos y despachos ligada a la programación
Alertas automáticas en calendario para reducir tiempos muertos. Se mencionan N8N y Claude como plataformas de automatización de alertas. La IA debería anticipar necesidades con base en la programación |
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Control de cortes: amortización y anticipo sin alerta de vencimiento
Alerta de vencimiento en cortes · saldo pendiente por corte · solo Viale
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-015 Amortización y anticipo sin alerta de vencimiento en cortes
La amortización y el anticipo deben brindar una alerta de vencimiento en cortes. Debe salir alerta de cuándo se vence y cuál es el saldo pendiente, para saber a qué corte corresponde cada descuento.
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m014 Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por cort |
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Control de contratos y cortes: vencimiento, amortización y estado de gestión
Alertas de pólizas y contratos · seguimiento de amortización y retención · solo Viale
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1 sesión | ||
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Observación identificada
📌 Dolores: vi-014 Vencimiento de pólizas y contratos sin alertas — sin estado de gestión
No existe alerta de vencimiento de pólizas ni de contratos. Tampoco hay seguimiento de amortización de anticipos, devoluciones de retención de garantía ni estado de gestión visible. La alerta debe lle
Mejora propuesta
📌 Mejoras: vi-m014 Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por cort |
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Gestión administrativa y financiera
Relación de pagos en Excel
Residente arma manualmente por centro de costos. Causación y pago desarticulados de SINCO.
3 sesiones
BOT recepción de facturas
20+ facturas diarias radicadas a mano. Correos dispersos por obra. Proveedor sin punto único.
3 sesiones
Vencimiento pólizas y contratos
Sin alertas automáticas. Amortización de anticipos y retención de garantía sin visibilidad.
2 sesiones
Aprobación subgerente redundante
Paso innecesario en flujo SGD tras múltiples aprobaciones previas.
1 sesión
Contratación y proveedores
Creación de contratistas duplicada
Hasta un mes de espera. Mismos contratistas re-aprobados en cada sociedad. SRM en 15 días.
3 sesiones
Tipo de contrato asignado por obra
Error se detecta al llegar la factura. Actividad económica debería determinar tipo automáticamente.
3 sesiones
Minuta SINCO desordenada
Ítems sin orden. Apoderado manual. Firma electrónica pierde certificado con cada cambio.
2 sesiones
Portal proveedor y FIC
Contratista sin acceso a cortes, pagos y documentos. FIC para fiscalización en Excel manual.
1 sesión
Almacén y materiales
Pedidos en Excel antes de SINCO
Doble digitación sin valor. SSTA sin acceso. Auditorías deberían vivir solo en SINCO.
3 sesiones
Base de presupuesto SINCO
Cuadro comparativo recargado manualmente. Memorias sin estándar. Control frena 3 meses antes.
3 sesiones
Salidas sin vales digitalizadas
Vale físico. Piloto pausado por falla de control de presupuesto. Maestros sin visibilidad.
3 sesiones
Entradas sin estándar ni trazabilidad
Remisión con ID diferente a OC. Almacenista puede entrar sin remisión. Acumulación a fin de mes.
2 sesiones
Control concreto/acero vs. SINCO
Cuadros de obra desconectados de SINCO. Sin alertas tempranas de consumo excesivo.
1 sesión
Órdenes de compra vencidas sin alerta
Órdenes sin usar por meses no generan alerta. Auditoría las marca como observación.
1 sesión
Seguimiento y control de obra
PAC desligado de programación
Manual semana a semana. Sin incentivos. Sin conexión BIM, costos ni programación general.
3 sesiones
Alquiler de equipo sin control
Sin hojas de vida ni mantenimiento. Cobro llega tarde. Rotación entre obras por memorando.
3 sesiones
Bot de concretos: 2h/día manual
Sin promedio móvil automático. Cada obra con su cuadro. Laboratorios no comparten bases.
3 sesiones
Tableros BIM–Power BI ausentes
Sin visualización de volúmenes de concreto, acero ni avance de ventanería para residentes.
1 sesión
Informes entidades públicas manuales
Acueducto, IDU, IDRD con formatos distintos. Proceso manual aunque estructura ya existe.
1 sesión
Recursos humanos y SSTA
Horas extras sin articulación de sistemas
Portero, Bitácora y Temporal separados. Sin causa registrada. 3 planillas en algunos proyectos.
3 sesiones
Permisos SSTA: 2.5 h semanales manuales
Múltiples firmas inicio de semana. Seguridad social diaria manual. SSTA sin acceso a SINCO.
1 sesión
Calidad y gestión del conocimiento
Plan de calidad disperso
Formatos y ATS sin nube única. Sin repositorio de inducción. ACONEX propuesto para cambios.
1 sesión
Incidencias plano/obra sin flujo formal
No hay ruta hacia diseño. Rechazos de pedido sin notificación al residente con razón.
1 sesión
Actas de comité sin síntesis automática
Sin trazabilidad antes/ahora. Se propone IA que responda preguntas sobre el historial de obra.
1 sesión
Las 12 iniciativas del catálogo original — confirmadas en las 3 sesiones
BOT recepción de facturas
Un correo centralizado · bot distribuye por proyecto · rechaza si falta OC o contrato · integrar con SINCO
Núcleo
Digitalización de horas extras
Articular Portero + Bitácora + Temporal · registro de causa · alerta 48h · archivo plano a RR. HH.
Núcleo
Entradas de almacén con remisiones
Remisión digital obligatoria · trazabilidad OC + remisión + entrada + factura · alerta a fin de mes
Núcleo
Creación de contratistas automáticamente
Módulo SRM en 15 días · portal ingreso en web · creación en todas las sociedades a la vez
Núcleo
Matriz de contratistas – tipo de contrato
Actividad económica del RUT determina tipos disponibles · obra solo define MO o material
Núcleo
SGD – Flujo relación de pago
Programación SINCO genera relación automática · causación y pago separados · eliminar Excel
Núcleo
Pedidos de obra
Pedido directo en SINCO desde el residente · solo alerta si supera tope · cotejo con BIM · acceso SSTA
Núcleo
Salidas sin entrega de vales
QR o código de barras por contratista · presalida digital · maestros consultan inventario · corregir piloto
Núcleo
Base de presupuesto para SINCO
Módulo SEM absorbe cuadro comparativo · libro estándar · desviaciones por fase · memorias estándar
Núcleo
PAC – Calificación semanal de contratistas
Ligado a BIM + costos + programación · QR asistencia · canal automático incumplimientos · estándar LEAN
Núcleo
Alquiler de equipo
Hojas de vida · inventario automático · alertas vencimiento · costo mantenimiento vs. alquiler · módulo Portero
Núcleo
Bot ligado a página de concretos
Extrae parámetros del formato · promedio móvil automático · cuadro estandarizado · SGS / PSI / Concrelab
Núcleo
Iniciativas emergentes — surgieron en las sesiones, no estaban en el catálogo
Control de contratos, pólizas y anticipos
Alertas de vencimiento por correo · amortización de anticipos · retención de garantía · estado en sistema
Minuta de contratos + firma digital ZOHO
Apoderado fijo (subgerente) · ítems ordenados · firma por perfiles en ZOHO · quitar cuadro comparativo al contratista
Digitalización permisos SSTA
Firma digital permisos inicio de semana · seguridad social en Portero diariamente · reporte ingresos automatizado
Tableros BIM–Power BI para obra
Volúmenes concreto/acero por elemento · seguimiento ventanería · consumos reales integrados con SINCO
IA para actas de comité de obra
Síntesis de trazabilidad antes/ahora según protocolo existente · preguntas sobre historial de obra
Portal proveedor + FIC
Contratista ve cortes, pagos y documentos · FIC: obra sube, sistema consolida, personal revisa
Informes automáticos a entidades públicas
Adapta estructura mensual existente al formato de acueducto, IDU, IDRD y urbanismo
Repositorio de calidad y gestión del conocimiento
Formatos y ATS en nube única · inducción centralizada · ACONEX para control de cambios · formato 004
Patrón 1 · Proceso manual redundante
El sistema existe pero no se usa — se duplica en Excel
En múltiples procesos existe un sistema (SINCO, Portero, SGD) pero el flujo real pasa por Excel o correo antes o después. La digitación ocurre dos veces sin que la segunda agregue control real. Genera inconsistencias, demoras y datos no trazables.
Pedidos de obra · Relación de pagos · Base de presupuesto · Horas extras · Entradas de almacén · PAC
Patrón 2 · Sistemas sin integración
Cada sistema vive en su isla — los puentes son manuales
Portero no habla con Bitácora ni con Temporal. La remisión llega con un ID diferente a la OC. El cuadro de control de obra no cruza con SINCO. El PAC no está atado a la programación. Los laboratorios no comparten sus bases. Cada integración faltante se resuelve con una persona haciendo el cruce a mano.
Horas extras · Entradas de almacén · Bot de concretos · PAC · Alquiler de equipo · Control materiales
Patrón 3 · Control en el momento equivocado
Se valida lo que ya fue validado — el control frena en vez de alertar
Si un ítem ya está en el presupuesto aprobado, se le pide aprobación adicional para pedirlo. Si ya hay programación en SINCO, se exige relación de pagos adicional. El control debería activarse solo cuando hay desviación, no por defecto en cada transacción.
Pedidos de obra · Relación de pagos · Salidas de almacén · Minuta de contratos · SGD
Patrón 4 · Falta de visibilidad en tiempo real
Nadie sabe qué hay, qué vence o qué se consume — hasta que es tarde
El cobro de alquiler llega tarde porque no hay inventario en tiempo real. Los errores de tipo de contrato se detectan hasta que llega la factura. Las pólizas vencen sin aviso. Los pedidos con mal presupuesto no alertan al residente. La reacción siempre es posterior al problema.
Alquiler de equipo · Matriz de contratistas · Pólizas y contratos · Pedidos de obra · Entradas de almacén · Bot de concretos
Patrón 5 · Sin estándar entre proyectos
Cada obra resuelve igual — pero a su manera
El cuadro de concretos tiene formato diferente en cada proyecto. Las entradas de almacén no tienen proceso estandarizado en Ingeurbe. Las memorias de presupuesto se elaboran de formas distintas. El PAC se llena diferente en cada obra. Esto impide consolidar información y escalar mejoras.
Bot de concretos · Entradas de almacén · Base de presupuesto · Horas extras · PAC · Plan de calidad
Patrón 6 · El contratista y el proveedor están fuera del sistema
Los actores externos operan por correo, Excel o llamada — no desde plataforma
El proveedor no sabe a qué correo enviar su factura. El contratista no puede ver el estado de sus cortes ni pagos. El laboratorio no comparte sus bases digitalmente. La comunicación de incumplimientos llega por correo o Excel. Se propone abrir portales de autogestión para estos actores.
BOT facturas · Creación contratistas (SRM) · Portal proveedor · PAC · Bot de concretos · FIC
21 de abril · 2025
Reserva del Lago
Primera sesión del Tour IA. Proyecto en etapa avanzada de construcción. Se identificaron 9 dolores principales, todos ellos relacionados con procesos manuales y falta de integración entre sistemas.
Observaciones: 9Iniciativas mapeadas: 12Dolores nuevos: 0
Dolor común entre sesiones
Se profundiza respecto a sesiones anteriores
Dolor nuevo en esta sesión
Mejora / iniciativa propuesta
Todas las sesiones
Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
📊 Ver en Por frecuencia → rl-001
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
→ Preactas digitales y firma digital
Proceso manual
Horas extras: dos fuentes sin integración (ARHI y Portero)
📊 Ver en Por frecuencia → rl-002
Se tienen dos formas de control: el ARHI y el Portero, pero la información no se integra. El proceso de validación con SST es completamente manual. Se propone un bloqueo para el tope de 48 horas/mes, actualmente con reconocimiento de huella o retina. Lo más complejo es la integración del portero con Recursos Humanos. La aprobación se hace al día siguiente y a fin de mes se genera un cuadro en Excel para montar la nómina.
→ Digitalización horas extras
Fallo técnico
Sistema bloqueando insumos en estado de presalida
📊 Ver en Por frecuencia → rl-003
Las salidas sin entrega de vales generan fallos: el vale funciona como una presalida y el almacenista hace la entrega efectiva, pero hay insumos que quedan bloqueados en la presalida sin completar el flujo. El sistema no está liberando correctamente esos estados intermedios.
→ Salidas sin entrega de vales
Control duplicado
Pedidos ya presupuestados requieren aprobación adicional
📊 Ver en Por frecuencia → rl-004
Si el ítem ya está proyectado en el presupuesto, el sistema exige aprobación adicional a través de múltiples Excels, lo que genera reproceso innecesario. El residente debe pedir aprobación de varios archivos considerando que ya se proyectó el presupuesto. Se propone habilitar la opción de abrir el presupuesto directamente a lo que ya está proyectado.
→ Pedidos de obra
Proceso manual
PAC y calificación de contratistas en actas manuales
📊 Ver en Por frecuencia → rl-005
La posibilidad de calificar al contratista desde SINCO no existe actualmente. La generación de descuentos se hace desde actas manuales que se van a la bolsa de multas. El PAC debería estar amarrado a la calificación de actividades del contratista y a la programación general de la obra.
→ PAC – Calificación semanal
Control tardío
Cobro de alquiler de equipo llega tarde — sin inventario en tiempo real
📊 Ver en Por frecuencia → rl-006
No existe un conteo automático del equipo en obra por proveedor. El cobro llega con retraso porque no hay control de inventarios. Se menciona el programa propuesto por HILTI, que ya fue usado en VISSANI, como referencia de implementación. La idea es generar un conteo automático mensual.
→ Alquiler de equipo
Proceso manual
Aprobación de relaciones de pago requiere descargas manuales
📊 Ver en Por frecuencia → rl-007
El director y el subgerente deben descargar documentos manualmente desde el SGD para aprobar pagos antes de que pasen a contabilidad. El flujo de relación de pagos no está automatizado en el SGD. Se plantea que las aprobaciones queden digitalizadas para que el flujo llegue directo a contabilidad.
→ SGD – Flujo relación de pago
Riesgo DIAN
Facturas sin tramitar ante la DIAN pendientes de aprobación
📊 Ver en Por frecuencia → rl-008
Hay facturas que no han sido tramitadas ante la DIAN y requieren aprobación. El sistema no vincula facturas con entradas de almacén automáticamente. Ya se está trabajando en este punto y se busca implementar un bot que haga esta vinculación y distribuya las facturas al proyecto correspondiente.
→ BOT recepción de facturas
Base de datos
Base de presupuesto en SINCO no se actualiza automáticamente
📊 Ver en Por frecuencia → rl-009
Al ir direccionando el cuadro comparativo de contratos, la base original queda desactualizada. Se debe recargar manualmente como si fuera el primer día. La idea es que a medida que se va transformando la base, SINCO se autoactualizara. El módulo SEM debería absorber esta funcionalidad.
→ Base de presupuesto SINCO
Proceso manual
Alertas de resistencia de concretos se gestionan manualmente
📊 Ver en Por frecuencia → rl-010
El seguimiento de informes de laboratorio de concreto es completamente manual. No hay alerta automática cuando se tienen resultados de resistencias. El bot debería conectarse con las páginas de los laboratorios (SGS, Concrelab, PSI) para enviar alertas automáticas al residente, evitando el registro manual.
→ Bot ligado a página de concretos
IA / Automatización · Reserva del Lago
IA para anticipar solicitudes de pedidos y despachos ligada a la programación
📊 Ver en Por frecuencia → rl-011
IA que anticipe la solicitud de pedidos y despachos, amarrándose con la programación con diferentes alertas en el calendario. Se habla de reducir tiempos muertos y de automatización de alertas con N8N y con Claude.
→ Mejoras IA
Todas las sesiones
Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
📊 Ver en Por frecuencia → rl-012
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa después de subido. Repositorio con toda la información del proveedor en un solo lugar.
→ Portal proveedor + FIC
Proceso manual · Reserva del Lago
Creación de contratistas automáticamente — base de datos entre sociedades
📊 Ver en Por frecuencia → rl-013
Considerando la cantidad de sociedades, se tiene con TICS la creación para una razón social, pero si se tiene una base de datos de contratistas se asigna la razón social que corresponda. A través del módulo SRM se puede replicar la información y optimizar el proceso de contratación.
→ Creación de contratistas automáticamente
Base de datos · Reserva del Lago
Base de presupuesto para SINCO: actualización automática del cuadro comparativo
📊 Ver en Por frecuencia → rl-014
Generar una actualización automática de la base de datos al archivo predeterminado por obra para el montaje del cuadro comparativo de contratos. Cuando se monta el cuadro comparativo, a medida que se va direccionando la base se va transformando, y se debe coger la base de datos en SINCO y autoactualizarla; de lo contrario queda como si fuera el primer día.
→ Base de presupuesto para SINCO
Todas las sesiones
Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
📊 Ver en Por frecuencia → rl-015
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado con SINCO.
→ Flujo directores / control mensual
Reserva del Lago
Matriz de contratistas: tipo de contrato por actividad económica — migrar a ZOHO
📊 Ver en Por frecuencia → rl-016
Generar una matriz automática donde se ligue el contratista: cuando se crea el contrato se desglosa el tipo de contrato y salga según su actividad económica los tipos que les aplica. Actualmente SINCO no lo tiene y la idea es migrar a ZOHO.
→ Matriz de contratistas – tipo de contrato
Todas las sesiones
Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m001
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo, eliminando el proceso físico actual.
→ Preactas digitales y firma digital
Automatización
Automatizar notificación de horas extras y reporte mensual
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m002
Envío por correo al exceder el tope de 48 h/mes. El residente aprueba las novedades al día siguiente y se genera un reporte automático a fin de mes. Se propone bloqueo por usuario en el sistema.
→ Digitalización horas extras
Optimización
Rediseñar flujo de presalidas — corregir bloqueos del sistema
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m003
El vale funciona como presalida; el almacenista hace la entrega efectiva. Corregir el fallo que bloquea insumos en estado intermedio. La solución es que el sistema libere automáticamente el estado cuando se confirma la entrega.
→ Salidas sin entrega de vales
Integración SINCO
Pedidos directos desde presupuesto proyectado sin aprobación adicional
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m004
Si el ítem ya está proyectado, abrirlo automáticamente sin requerir aprobaciones intermedias. Eliminar la cadena de Excels. La validación solo debería activarse si se supera el tope presupuestado.
→ Pedidos de obra
Integración SINCO
Calificación de contratistas desde SINCO, amarrada a programación
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m005
Calificación semanal de actividades desde el sistema, generando descuentos automáticos. El PAC debe conectar con la programación de obra y generar alertas de incumplimiento automáticamente.
→ PAC – Calificación semanal
Automatización
Conteo automático mensual de equipo en alquiler por proveedor
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m006
Inventario automático por proveedor, integrado con programa HILTI (experiencia de Vissani). Permite control oportuno, evita cobros tardíos y da visibilidad de qué equipo está en obra.
→ Alquiler de equipo
Bot + SGD
Bot vincula facturas con entradas de almacén — flujo SGD sin descargas
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m007
Vincular facturas con entradas de almacén automáticamente. El flujo de aprobación SGD no debería requerir descargas manuales del director y subgerente.
→ BOT facturas + SGD
Integración ZOHO
Matriz automática de tipo de contrato según actividad económica
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m008
Al crear el contrato, el sistema despliega los tipos que aplican según actividad económica del contratista. Actualmente no disponible en SINCO; se planea migrar a ZOHO para esta funcionalidad.
→ Matriz de contratistas
IA / Automatización
IA para anticipar pedidos y despachos ligada a la programación
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m009
Alertas automáticas en calendario para reducir tiempos muertos. Se mencionan N8N y Claude como plataformas de automatización de alertas. La IA debería anticipar necesidades con base en la programación de actividades.
→ Mejoras IA (iniciativa abierta)
Reserva del Lago
Matriz automática de contratistas ligada a actividad económica — SINCO o ZOHO
📊 Ver en Por frecuencia → rl-m010
Parametrizar en SINCO o ZOHO la actividad económica del contratista para que el tipo de contrato salga automáticamente al crear el contrato. Reducir las 120 opciones de reteICA a solo las que aplican según la actividad real del contratista.
→ Matriz de contratistas – tipo de contrato
22 de abril · 2025
Proyecto Viale
Segunda sesión. Proyecto con alta urgencia e importancia declaradas. Se confirmaron los 11 dolores de la sesión anterior y emergieron 7 dolores nuevos, algunos muy específicos del contexto de Viale.
Comunes c/ sesión anterior: 11Dolores nuevos: 7Registros procesados: 24
Dolor común entre sesiones
Se profundiza respecto a sesiones anteriores
Dolor nuevo en esta sesión
Mejora / iniciativa propuesta
Todas las sesiones
Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
📊 Ver en Por frecuencia → vi-001
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
→ Preactas digitales y firma digital
3 sesiones
PAC desconectado del sistema — sin incentivos ni Power BI
📊 Ver en Por frecuencia → vi-002
La calificación se hace pero los descuentos por incumplimiento se gestionan manualmente desde actas. El PAC no está en el sistema 5. Se plantea conectar el PAC con incumplimientos subiendo a 5 y crear incentivos. En Power BI se quiere ver incidencias. La calificación del PAC es ideal que esté ligada al sistema 5 como un nuevo módulo donde todas las obras puedan ver el histórico.
→ PAC – Calificación semanal
3 sesiones
Horas extras sin registro de causa ni cuadro semanal
📊 Ver en Por frecuencia → vi-003
El portero no está sacando las horas extra. No se registra la causa de por qué se hace la hora extra. La digitalización debería hacerse a diario; lo primero es digitalizar la causa. Se propone un cuadro semanal y alertas semanales para gestión de contratistas y proveedores.
→ Digitalización horas extras
3 sesiones
Base de contratistas descentralizada — problemas entre sociedades
📊 Ver en Por frecuencia → vi-004
Los requerimientos deberían estar en contable de forma centralizada. Hay problemas cuando existen socios: las bases administrativas deben trabajar en conjunto. Las sociedades deben alinearse con la política Ingeurbe en cuanto a esquema y articulación. Se debe activar CRM para todas las sociedades nuevas.
→ Creación de contratistas automáticamente
3 sesiones
Recepción de facturas dispersa: cada obra tiene correo diferente
📊 Ver en Por frecuencia → vi-005
En las sociedades, cuando son muchas, se encargan de direccionar manualmente. Lo que se quiere es que el sistema 5 direccione automáticamente a la obra. El problema es que los correos son diferentes para cada obra y tienen dificultad contable. El proveedor asume que no llegó el correo. Se propone un solo correo con bot de distribución.
→ BOT recepción de facturas
3 sesiones
Salidas de almacén: demasiados pasos de aprobación
📊 Ver en Por frecuencia → vi-006
Múltiples ciclos: obra → control → almacenista → director (en sistema 5) → control de nuevo → compras. Se busca eliminar el vale (cheque al portador) que requiere firma del almacenista, residente y contratista. Todo debería estar atado al sistema 5. Lo que falta es saber cómo se complementa con la salida; actualmente se imprime la presalida.
→ Salidas sin entrega de vales
3 sesiones
Pedidos frenan el proceso: control interviene en el momento equivocado
📊 Ver en Por frecuencia → vi-007
Debe haber velocidad para los pedidos; la necesidad de control no debe frenar el proceso. La obra debe poder subir los pedidos y luego control apruebe. El residente pide porque ya está presupuestado; solo si se supera el tope debe pedirse validación y proyección. Las alertas de pedido las debe mostrar el mismo sistema y todo debe relacionarse con cotejo BIM.
→ Pedidos de obra
3 sesiones
Cuadro comparativo requiere descarga manual del sistema 5
📊 Ver en Por frecuencia → vi-008
Para montar un contrato hay que bajar el presupuesto del sistema 5 manualmente para obtener ítems, insumos y saldos. El módulo SEM debería absorber esto automáticamente. Al llenar el cuadro comparativo, la base se va transformando pero SINCO no se actualiza, quedando como el primer día.
→ Base de presupuesto SINCO / módulo SEM
3 sesiones
Tipo de contrato lo define obra; el error llega con la factura
📊 Ver en Por frecuencia → vi-009
La obra está indicando el tipo de contrato cuando eso lo debería hacer contabilidad para saber la actividad económica. El error se detecta solo hasta que llega la factura, obligando a correcciones tardías. Para la matriz, la idea es que los contratistas sepan su calificación. El sistema debería parametrizar la actividad económica.
→ Matriz de contratistas
3 sesiones
Alquiler de equipo sin control de inventario ni proyección anticipada
📊 Ver en Por frecuencia → vi-010
El material llega y no se sabe qué es. No hay programa de control de inventarios para el almacén. La rotación entre obras menores se maneja por memorando entre directores. UNISPAN hace la modulación (alineadores, cremalleras). Para la devolución se hace con los recorridos del proveedor. El proveedor debe indicar el número de contrato ligado en el sistema.
→ Alquiler de equipo
3 sesiones
Bot de concretos: 2 horas diarias de registro manual — plataformas SGS, Concrelab, PSI
📊 Ver en Por frecuencia → vi-011
El residente copia las muestras manualmente; si copia mal, se pasan a Excel. Se debe evitar el registro manual y sacar el promedio móvil de calidad de producción de la concretera. La mayoría de obras usa SGS. Se plantea como una de las primeras cosas a implementar. Los datos se pueden sacar de la página del proveedor.
→ Bot ligado a página de concretos
3 sesiones
Relación de pagos genera descarga y Excel por centro de costos
📊 Ver en Por frecuencia → vi-012
El residente descarga datos del sistema 5, arma hoja de Excel por cada centro de costos para mostrar anticipados. Causación y pagos no se ven en un solo lugar. El proceso: 1. Se habilita una cuenta y se programa. 2. El subgerente valida esa programación. 3. El residente coge los datos, descarga y hace hoja de Excel por centro de costos. Tesorería debería pagar según la semana.
→ SGD – Flujo relación de pago
Nuevo
Entradas de almacén: remisión llega con ID diferente a la orden de compra
📊 Ver en Por frecuencia → vi-013
Flujo completo desarticulado: 1. Pedido (orden de compra) → 2. Llega pedido con remisión (tiene otro ID) → 3. Entrada de almacén (debería traer ambos IDs) → 4. Salida (control de inventario impactado a construcción y control) → 5. Facturación (debe tener orden de compra, remisión y entrada de almacén). Ningún paso trae los dos IDs juntos. La entrada de almacén NO debe imprimirse: la remisión del proveedor debe subirse digital directamente a SINCO. La remisión del proveedor debe traer el número de la orden de compra para vincular ambos documentos desde el origen.
→ Entradas de almacén con cargue de remisiones
Nuevo
Vencimiento de pólizas y contratos sin alertas — sin estado de gestión
📊 Ver en Por frecuencia → vi-014
No existe alerta de vencimiento de pólizas ni de contratos. Tampoco hay seguimiento de amortización de anticipos, devoluciones de retención de garantía ni estado de gestión visible. La alerta debe llegar al correo indicando en cuánto tiempo se vence.
→ Control de contratos (nueva iniciativa)
Nuevo
Amortización y anticipo sin alerta de vencimiento en cortes
📊 Ver en Por frecuencia → vi-015
La amortización y el anticipo deben brindar una alerta de vencimiento en cortes. Debe salir alerta de cuándo se vence y cuál es el saldo pendiente, para saber a qué corte corresponde cada descuento.
→ Control de cortes / anticipos
Nuevo
Control de asentamientos: datos de topógrafos sin graficar automáticamente
📊 Ver en Por frecuencia → vi-016
Los topógrafos generan lecturas de control de asentamiento con criterio técnico, pero esa data no se grafica automáticamente. Se deben extraer datos de los informes de asentamiento y visualizarlos, eliminando el procesamiento manual de las lecturas.
→ Control de asentamientos (técnico)
Nuevo
Incidencias de calidad no se pueden registrar desde el celular en campo
📊 Ver en Por frecuencia → vi-017
Los protocolos de calidad aún no permiten registrar incidencias desde el dispositivo móvil en campo. Se requiere avanzar en la digitalización de calidad desde celular para agilizar el reporte en tiempo real.
→ Calidad móvil (nueva iniciativa)
Nuevo
Servicios públicos sin centralización ni alertas de vencimiento
📊 Ver en Por frecuencia → vi-018
El pago de servicios públicos no está centralizado. No hay alertas cuando llega el recibo ni vínculo con la cuenta contrato correspondiente. Se propone que si se paga el servicio, se emita alerta con la cuenta contrato y la llegada del recibo.
→ Servicios públicos (nueva iniciativa)
Nuevo
Reprocesos de ejecución doble no detectados con modelo BIM
📊 Ver en Por frecuencia → vi-019
Con el modelo BIM se están sacando los cortes, pero los reprocesos por ejecución doble no se identifican automáticamente. Los contratos están en el sistema 5. Los contratistas tienen acceso a estas memorias y al modelo. El formato de solicitud de contratos no tiene cruce automático con el BIM.
→ Control de cortes BIM
Nuevo
SGD – Aprobación del subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos
📊 Ver en Por frecuencia → vi-020
La aprobación de la entrada debe anularse para el subgerente porque ya hubo hechos cumplidos: pedido, orden de compra y despacho. Este paso no agrega valor después de todo ese flujo adicional. SGD debería adicionar pasos en el módulo de relación de pago para que contabilidad lo cause pero no lo pague hasta validación. Se debe hacer una sola relación de pagos visible para todos.
→ SGD – optimización de flujo
Proceso manual · Viale
Horas extras sin registro de causa ni cuadro semanal
📊 Ver en Por frecuencia → vi-021
El portero no está sacando las horas extra. No se registra la causa de por qué se hace la hora extra. La digitalización debe hacerse a diario. Se propone cuadro semanal, alertas semanales y gestión de contratistas y proveedores relacionada.
→ Digitalización horas extras
Proceso · Viale
Pedidos de obra: la obra sube directamente y control aprueba — sin restricción de tiempo
📊 Ver en Por frecuencia → vi-022
Se plantea que la obra pueda subir los pedidos y que luego control apruebe. No hay restricción de tiempo; no debería ser un solo día para subir y montar el pedido en Excel. El residente pide porque ya está presupuestado. Si se supera el tope de presupuesto, ahí sí se pide una validación y una proyección. Se deben revisar los niveles de acuerdo de servicio; se hace cerrado el presupuesto para que no se equivoquen.
→ Pedidos de obra
Todas las sesiones
Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
📊 Ver en Por frecuencia → vi-023
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa después de subido. Repositorio con toda la información del proveedor en un solo lugar.
→ Portal proveedor + FIC
Todas las sesiones
Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
📊 Ver en Por frecuencia → vi-024
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado con SINCO.
→ Flujo directores / control mensual
Todas las sesiones
Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m001
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo, eliminando el proceso físico actual.
→ Preactas digitales y firma digital
Integración sistema 5
PAC en sistema 5 con módulo de incidencias en Power BI
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m002
Nuevo módulo donde todas las obras ven el PAC. Calificación ligada al sistema 5. Incidencias visualizadas en Power BI. Incentivos automáticos y descuentos por incumplimiento generados desde el sistema. Se plantea conectar el PAC con incumplimientos subiendo a 5.
→ PAC – Calificación semanal
Automatización
Digitalizar causa de hora extra diariamente — alerta semanal automática
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m003
Registro digital diario de la causa de la hora extra. Cuadro semanal automático. Evaluar si el portero puede hacer el mismo registro. Alertas semanales al residente. La idea es que el proceso de aprobación sea por sistema al día siguiente.
→ Digitalización horas extras
Integración SRM
Activar módulo SRM para todas las sociedades — CRM centralizado
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m004
Activar CRM para sociedades nuevas. Alinear sociedades con política Ingeurbe. Bases administrativas trabajando en conjunto. Pendiente revisión de migración y estados inactivos en sistema 5 (consultar con Harold). A través del módulo SRM se puede replicar la información y optimizar el proceso de contratación.
→ Creación de contratistas automáticamente
Bot centralizado
Un solo correo con bot de distribución por proyecto según sociedad
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m005
Bot recibe todas las facturas en un punto único y las distribuye automáticamente a la obra correspondiente según las 5 sociedades. Elimina errores de recepción y confusión del proveedor. El sistema 5 debe direccionar automáticamente a la obra.
→ BOT recepción de facturas
Digitalización
Eliminar vale físico: recibido digital del contratista en sistema 5
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m006
Digitalizar la firma de recibido del contratista. Presalida firmada digitalmente. Eliminar impresión del vale. Todo atado al sistema 5. Simplificar el flujo de aprobaciones eliminando pasos redundantes.
→ Salidas sin entrega de vales
Optimización
Pedidos automáticos desde presupuesto — alerta solo si se supera el tope
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m007
La obra sube el pedido, control aprueba pero no frena. Si está presupuestado, se habilita directamente. Solo se pide validación y proyección si se supera el tope. Alertas por malos pedidos desde el sistema. Cotejo con BIM para todos los pedidos.
→ Pedidos de obra
Módulo SEM
Módulo SEM absorbe cuadro comparativo automáticamente desde sistema 5
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m008
Al montar un contrato, el sistema jala ítems, insumos y saldos directamente del presupuesto en sistema 5 sin descarga manual. El módulo SEM centraliza esta función y mantiene la base actualizada automáticamente.
→ Base de presupuesto SINCO / módulo SEM
Automatización
Sistema parametriza actividad económica — obra solo define MO o material
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m009
Contabilidad define tipo de contrato en el sistema según actividad económica. La obra solo selecciona si es mano de obra o material. La matriz muestra la calificación del contratista. Los contratistas deben saber su calificación.
→ Matriz de contratistas
Bot + inventario
Control de inventario de alquiler ligado a contrato y actividad
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m010
Sistema conectado con equipo, cantidades y alertas ligadas a contrato y actividad. UNISPAN: alineadores y cremalleras moduladas. Proyección anticipada de pedidos. Proveedor indica número de contrato en el sistema. Corte automático al llegar material.
→ Alquiler de equipo
Bot prioritario
Bot extrae muestras de SGS, Concrelab y PSI — promedio móvil automático
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m011
Eliminar registro manual desde páginas de laboratorio. Calcular promedio móvil de calidad de producción de la concretera. Prioridad alta: se plantea como una de las primeras implementaciones del Tour IA.
→ Bot ligado a página de concretos
SGD optimizado
Causación y pagos en un solo lugar — tesorería paga por programación semanal
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m012
SGD con pasos adicionales: contabilidad causa pero no paga hasta validación. Subgerente valida programación. Contabilidad y tesorería pagan según semana programada. Eliminar Excel por centro de costos. Una sola relación de pagos visible para todos.
→ SGD – Flujo relación de pago
Nuevo
Trazabilidad completa: OC + remisión + entrada + factura con IDs unificados
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m013
Cada documento del flujo debe llevar los IDs de orden de compra y remisión. Digitalizar y escanear remisiones garantizando legibilidad. Trazabilidad end-to-end desde pedido hasta facturación. La entrada de almacén debe bloquear si no tiene la remisión.
→ Entradas de almacén con cargue de remisiones
Nuevo
Alertas automáticas de vencimiento de pólizas, contratos y anticipos
📊 Ver en Por frecuencia → vi-m014
Notificación por correo con tiempo restante de vencimiento. Estado de gestión visible en el sistema: pólizas, contratos, amortización de anticipos, devolución de retención de garantía y saldo por corte. Control integral desde una sola vista.
→ Control de contratos + cortes
23 de abril · 2025
Madero · Flora · Albura · Corteza
Tercera sesión y la más densa: cuatro proyectos en simultáneo. Se confirmaron todos los dolores previos con mayor detalle y emergieron 10 dolores nuevos, varios muy específicos de la operación técnica de obra.
Proyectos: 4Registros procesados: 70+Dolores nuevos: 10
Dolor común entre sesiones
Se profundiza respecto a sesiones anteriores
Dolor nuevo en esta sesión
Mejora / iniciativa propuesta
Todas las sesiones
Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
📊 Ver en Por frecuencia → ma-001
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
→ Preactas digitales y firma digital
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Horas extras: 3 planillas — Portero, Bitácora y Temporal sin articular
📊 Ver en Por frecuencia → ma-002
Madero: demasiadas validaciones para confirmar con portero. Son tres planillas. Portero falla por problemas de internet, obligando a planillas adicionales. No hay registro de causa. El residente técnico pre-aprueba y el administrativo aprueba, pero los sistemas no están articulados. Albura/Corteza: se habla de la necesidad de indicar si las horas son diurnas o nocturnas. En Amarillo se hace completamente en portero. Hay dos entes: el residente técnico pre-aprueba y luego el administrativo. Se descuentan 15 minutos a entrada y salida. Flora: no está estandarizado pero la tecnología sí lo tiene. Se ahorra tiempo en aprobación.
→ Digitalización horas extras
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Pedidos en Excel antes de SINCO: doble digitación sin valor agregado
📊 Ver en Por frecuencia → ma-003
Madero: pasa de proyecto a control. Los residentes montan el pedido en tablas Excel y luego lo pasan a SINCO (dos veces, ¿para qué?). Si se quiere hacer una auditoría se debería hacer en SINCO. SSTA no tiene acceso a SINCO para hacer pedidos, lo cual es importante para que las bases estén actualizadas por aumento de personas. Flora: los pedidos no se deberían hacer desde Excel sino desde SINCO. Debería haber una plantilla de pedido en SINCO donde se adjunte la memoria (ítem e insumo de acuerdo al presupuesto). Albura/Corteza: ítem e insumo, revisa el director para verificar que esté en el presupuesto, luego se sube a control.
→ Pedidos de obra
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Relación de pagos depende de Excel del residente y correo manual
📊 Ver en Por frecuencia → ma-004
Madero: evitar que se hagan relaciones de pago en Excel para contabilidad. Si se programa se respetan las fechas de SINCO. Los proyectos tienen que validar que tesorería y contabilidad causen todo. Flora: la relación de pagos en SINCO presenta problemas; a la obra le toca decir manualmente por sucursal y anticipos. Lo grave es que el pago depende del Excel de la relación de pagos que sale del correo del residente. Por necesidades urgentes no debería ser manual. Albura/Corteza: si ya se realizó una programación, no se entiende por qué hay que enviar la relación adicional.
→ SGD – Flujo relación de pago
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Creación de contratistas puede demorar hasta un mes — duplicación entre sociedades
📊 Ver en Por frecuencia → ma-005
Madero: crear una matriz automática de contratistas para evitar tener que gestionar la razón social. Cuando se genera un contrato se tienen más de 90 opciones, lo que genera afectaciones con la factura de contabilidad. Flora: en todas las sociedades se tienen casi los mismos contratistas pero siempre se requiere aprobación nueva. Los encargados de crear contratistas y proveedores son diferentes áreas; debería existir un link donde quien quiera ser contratista dé los requisitos y exista validación por las áreas competentes (esto es lo que se hará en SRM en SINCO para proveedores). Albura/Corteza: la creación de un contratista puede demorar perfectamente un mes.
→ Creación de contratistas automáticamente
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Facturas se pierden — 20+ diarias radicadas manualmente por proyecto
📊 Ver en Por frecuencia → ma-006
Madero: los proyectos reciben más de 20 facturas. Las facturas se pierden porque no vienen con todos los datos (hay que educar al proveedor). El bot debe poder leer las facturas, asignarlas al administrativo específico y si se rechaza enviar al proveedor o a contabilidad por la DIAN. Flora: si el proveedor se equivoca en el correo de facturación, debería haber solo un correo y que el sistema lo distribuya. Si tiene orden de servicio o contrato, esa debe ser condición para facturar. Albura/Corteza: son 20 facturas diarias en pilotajes. El residente administrativo dedica mucho tiempo a la facturación.
→ BOT recepción de facturas
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Cuadro comparativo se llena de nuevo cada vez — sin libro estándar de presupuesto
📊 Ver en Por frecuencia → ma-007
Madero: los residentes tienen un formato base de control pero cada vez que se usa hay que copiarlo. Se quiere que el formato en tiempo real se pueda actualizar y que los datos se pongan automáticamente. Flora: en el formato de cuadro comparativo cada vez que se llena hay que jalar lo último. Se debe buscar en el presupuesto qué plata hay para cada actividad. Se plantea que en SRM los contratistas puedan crear el cuadro comparativo desde allí. Problema grave: se sacan cantidades en varios momentos; hasta que control no revisa las memorias se frena, y hay que presentar un cuadro como 3 meses antes.
→ Base de presupuesto SINCO
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Salidas de almacén: prueba piloto parada — maestros sin visibilidad de inventario
📊 Ver en Por frecuencia → ma-008
Flora: la prueba piloto se detuvo porque debía tener presupuesto y orden de compra pero estaba dejando sacar sin tener presupuesto. El objetivo era hacer una presalida por ítem y que el contratista fuera donde el almacenista, le entregaran el material y se generara la salida (se detuvo pero ya se va a retomar). Flora también propone que la firma sea con QR para SINCO. Madero: se va a retomar el proceso. En Bolívar el Ingeniero Héctor dice que cada contratista tenía código de barras y quedaba autorizado en SINCO. Dice que no se puede eliminar la valera. Albura/Corteza: debería ser digitalizado; si ya se sacó del presupuesto no puede haber equivocaciones. Los maestros no pueden consultar qué está en almacén.
→ Salidas sin entrega de vales
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
PAC desligado de programación — residentes llenan a mano semana a semana
📊 Ver en Por frecuencia → ma-009
Albura/Corteza: está desligado de la programación general de la obra. Los residentes pierden mucho tiempo en el PAC poniendo a mano lo que se hace y lo que se reprograma semana a semana. La reprogramación por incumplimiento debería ser automática. Por temas de pólizas se necesitan muchos soportes; se propone un canal donde la obra le comunique al contratista los incumplimientos y desde cuándo. Envío automático a representantes con copia. Flora: se plantea que si existe un PAC debería haber un profesional LEAN en la obra para evaluar de forma transversal. Madero: relacionar con calidad de actividades. Asistencia con QR quedando en base de datos y relacionarlo en SINCO (SENTINEL). Conectar PAC con programación, costos y BIM.
→ PAC – Calificación semanal
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Tipo de contrato lo decide obra — error se detecta al llegar la factura
📊 Ver en Por frecuencia → ma-010
Flora: siempre se debe preguntar a contabilidad el tipo de contrato a usar. Cuando se crea el contratista y por su actividad económica debería salir automáticamente cuáles son los tipos de contratos permitidos. Es importante que se vaya actualizando; si no tienen actividad en el RUT debe decir cuáles son las posibilidades dentro de la base de datos. Madero: crear una matriz automática de contratistas para evitar tener la razón social mal asignada. Con más de 90 opciones al generar un contrato, se generan afectaciones con la factura de contabilidad.
→ Matriz de contratistas
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Alquiler de equipo sin hojas de vida, mantenimiento ni control de tiempos en desuso
📊 Ver en Por frecuencia → ma-011
Madero: debe haber hojas de vida de los equipos y personas expertas en revisión. El proveedor debe tener control del inventario. Se debe registrar cuánto dura un equipo en cada obra operando y cuánto queda quieto. Los equipos propios se pierden. Se debe centralizar el seguimiento de alquileres. Flora/Albura/Corteza: control de mantenimientos como área porque actualmente está a cargo de los residentes administrativos. Existe un módulo de equipos con PORTERO. Revisión de cuánto tiempo lleva el equipo en obra y el mantenimiento para comparar costos vs. alquiler. Alertas de que se acaba el presupuesto por vencimiento del alquiler.
→ Alquiler de equipo
3 sesiones · Madero/Flora/Albura/Corteza
Bot de concretos: cada obra usa su cuadro — sin estándar ni promedio móvil
📊 Ver en Por frecuencia → ma-012
Madero: cada obra maneja el cuadro a su manera. Se debería estandarizar para que a todas las obras les salga lo mismo que deben llenar y luego se vincule con las obras. Albura/Corteza: hay que bajar todos los informes de los laboratorios y cruzarlos de forma manual con la normativa. Los laboratorios no entregan las bases de datos por ser celosos con el tema; el bot debe sacar los parámetros directamente del formato. En Albura cuando se sube el cuadro de remisiones de concreto al Drive llega notificación al Teams (Juan David Plazas).
→ Bot ligado a página de concretos
Se profundiza
Entradas de almacén sin estándar — almacenista puede entrar sin remisión
📊 Ver en Por frecuencia → ma-013
Madero: mirar opción en SINCO para que el almacenista cargue de una vez la remisión digital. La entrada de almacén NO debe imprimirse: la remisión del proveedor debe subirse directamente a SINCO de forma digital. La remisión del proveedor debe traer el número de la orden de compra para que SINCO vincule ambos documentos automáticamente. El almacenista no hace la entrada si no tiene la remisión cargada. Flora: las entradas se hacen con las remisiones digitales pero no está estandarizado en Ingeurbe. El director revisa la entrada diariamente. Mínimo 2 entradas por operación. Albura/Corteza: hoy toca triangular la información para buscar una remisión. De cara a la facturación, se deben anexar las remisiones para la aprobación del director del hecho cumplido.
→ Entradas de almacén con cargue de remisiones
Se profundiza
Minuta de contratos SINCO: ítems desordenados, apoderado cambia en cada campo
📊 Ver en Por frecuencia → ma-014
Albura/Corteza: hay que hacer muchos cambios, cantidades por valor unitario, responsable apoderado. Los ítems salen en desorden. Se debe estandarizar que el apoderado sea el subgerente para no tener que cambiarlo en todo lado. Flora: la firma de minuta se relaciona desde SINCO a ZOHO. Madero: el proceso de contratación es muy largo; se invita al almacenista y SSTA. La firma de minuta se plantea que se haga desde SINCO hacia ZOHO. Otros: para la integración del módulo SRM se plantea que el acta generada tenga firma digital usando ZOHO, relacionado con el desarrollo de preactas.
→ Minuta contratos SINCO + firma ZOHO
Nuevo · Flora
Tableros BIM–Power BI para volumetría de concretos y seguimiento de ventanería
📊 Ver en Por frecuencia → ma-015
Desde BIM, tableros en Power BI para cuantificación de volúmenes de concreto en fundidas, para que los residentes visualicen el volumen de concreto y los elementos asociados a cada grupo. Tablero de seguimiento a la instalación de ventanería. En control, actualmente los cuadros de control de concreto son diferentes a los de SINCO; se quiere integrar cuadros de control de la obra con SINCO para ver consumos reales, registros de compras y alertas tempranas sobre consumos excesivos.
→ BIM + Power BI (nuevo)
Nuevo · Flora
SSTA: permisos de inicio de semana con múltiples firmas durante 2.5 horas
📊 Ver en Por frecuencia → ma-016
El diligenciamiento de los permisos al inicio de la semana (permisos de altura) toma de 6am a 8:30am solo para trabajadores de Ingeurbe. Debe tener varias firmas. También hay recepción del contrato con Argos. La revisión de seguridad social debe hacerse a diario y debería cargarse en el portero. El SSTA todos los días debe hacer un reporte de ingresos manualmente.
→ Digitalización SSTA / permisos (nuevo)
Nuevo · Flora
Incidencias en plano u obra no llegan directamente a diseño — rechazos sin notificación
📊 Ver en Por frecuencia → ma-017
Cuando hay inconsistencias en plano o en obra, se reporta la incidencia pero debe llegar al departamento de diseños sin necesidad de pasar directo al residente BIM; que se redireccione y se referencie al supervisor técnico. Cuando se hace un pedido y se rechaza, que se le notifique al residente para montar el pedido corregido informando la razón del rechazo. En SINCO a veces quedan saldos (por ejemplo de concreto) emitiendo alertas para recoger el saldo. Órdenes de compra viejas no usadas deberían cerrarse automáticamente cada 6 meses.
→ Gestión de incidencias + notificaciones (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Contratos menores con exceso de aprobaciones para montos bajos
📊 Ver en Por frecuencia → ma-018
Hay minutas de contratos menores por montos bajos que no deberían requerir tantas aprobaciones. Debería existir un esquema de aprobaciones por montos: los contratos de bajo monto pasan por un flujo simplificado. Se propone establecer niveles de acuerdo de servicio diferenciados por monto del contrato.
→ Aprobaciones por monto (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Comités de obra: actas sin síntesis automática de trazabilidad
📊 Ver en Por frecuencia → ma-019
IA que sintetice la trazabilidad de lo que se tiene en el acta, identificando cómo se estaba antes y cómo se va ahora, de acuerdo con el planteamiento del protocolo que ya se tiene. Para sintetizar la reunión y poder hacer preguntas sobre el historial. Se plantea para los comités de obra como herramienta de gestión del conocimiento.
→ IA para actas de comité (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Portal de proveedor y portal FIC sin repositorio centralizado
📊 Ver en Por frecuencia → ma-020
Portal proveedor donde se puedan ver los cortes de obra, si ya se hicieron los pagos, los formatos, cortes y toda la información del contrato del proveedor. Portal FIC: todo en función de la fiscalización, adjuntando al corte en SINCO, el pago y llenando un cuadro por control interno. La idea es tener un repositorio donde la obra suba, el sistema haga el consolidado y el personal de obra lo revise. Lleva mucho tiempo en el proceso actual.
→ Portal proveedor + FIC (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Informes a entidades públicas (urbanismo, IDU, IDRD, acueducto) manuales
📊 Ver en Por frecuencia → ma-021
Control de inspección y ensayos debe acomodarse al informe de acueducto, al del IDU, del IDRD. En este momento es todo muy manual. Ya se tiene la estructura del informe mensual. El sistema debería adaptar esa estructura al formato requerido por cada entidad automáticamente.
→ Informes entidades públicas (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Plan de calidad: formatos dispersos, sin repositorio de inducción ni estándar ATS
📊 Ver en Por frecuencia → ma-022
Se define la posibilidad de validar los criterios de calidad; si no cumple, que el sistema indique qué falta. Formato de calidad 004. Formatos de los ATS, todo en los mismos espacios en nube. Se debe trabajar en la socialización de los formatos estándar y que estén subidos en una plataforma (hablar con Leo). También se plantea ACONEX para el control de cambios y manejo de repositorio. Se plantea un sitio de repositorio para inducción de nuevas personas y gestión del conocimiento.
→ Plan de calidad / repositorio (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Órdenes de compra de acero con alertas de antigüedad no configuradas
📊 Ver en Por frecuencia → ma-023
Lo relaciona el almacenista de Albura: las órdenes de compra que llevan mucho tiempo sin usarse no generan alerta. Deberían aparecer como actividades pendientes con alerta de vencimiento. En auditoría califican que las órdenes de compra están viejas y no se han usado los materiales; se propone que SINCO estandarice cada 6 meses cuáles órdenes de compra ya cambiaron y cierre las que se vencieron.
→ Control de aceros SINCO (nuevo)
Nuevo · Albura/Corteza
Firma electrónica de contratos: proceso complejo con pérdida de certificados
📊 Ver en Por frecuencia → ma-024
Primero pasa por todos los de Ingeurbe, luego hay que quitarle el cuadro comparativo para que firme el contratista (para que no vea ese comparativo). Se tiene un control de perfiles. ZOHO lo hace pero lo hace por perfil. Lo firma el director, el residente y luego al final se devuelve para quitarle esa última página. Se está perdiendo el certificado de la firma electrónica al hacer el cambio (esto se hace para control interno). Revisar el portal jurídico de Conconctreto.
→ Firma electrónica contratos (nuevo)
Nuevo · Flora
Reporte a control interno de contratos cerrados no automatizado
📊 Ver en Por frecuencia → ma-025
Control interno da check de los contratos: si no está cerrado, no se puede hacer un pago. Si en SINCO ya se tiene completo, se revisa y se liberan por obra. Si hay errores en el proceso, queda en la auditoría de la obra. Si hay errores de forma en los valores, no se acepta. A veces cuando se baja el contrato o el tipo de minuta saca cosas raras como el subtotal.
→ Control interno contratos (nuevo)
Nuevo · Madero
Póliza global eliminada — todos los contratistas con póliza individual en SINCO
📊 Ver en Por frecuencia → ma-026
No se va a usar póliza global; todos van a quedar con póliza individual. Se debe revisar la información de cada póliza y si está correcta, ingresar toda la información en SINCO. Requiere revisión y carga en el sistema.
→ Control de pólizas SINCO
Albura/Corteza
Alquiler de equipo: control de mantenimientos por rotación
📊 Ver en Por frecuencia → ma-027
Control de mantenimientos por rotación de equipos. Se plantea la necesidad de un área responsable del control de mantenimientos, porque en este momento está a cargo de los residentes administrativos. Existe un módulo de equipos con Portero que no está siendo aprovechado.
→ Alquiler de equipo
Madero
Alquiler de equipo: diferenciación entre terceros y propios — ejemplo T500
📊 Ver en Por frecuencia → ma-028
Sería bueno que se vea el tema de alquiler con terceros por un lado y los equipos propios por otro. Por ejemplo, se requiere un T500. Se debe llevar registro de cuánto tiempo opera cada equipo y cuánto queda quieto, y centralizar el seguimiento.
→ Alquiler de equipo
Madero
Creación de contratistas: evaluación nueva por sociedad — espera de casi una semana
📊 Ver en Por frecuencia → ma-029
Para todas las sociedades se hace una nueva evaluación para que cuando nazca una nueva sociedad se creen los contratistas. Si se necesita un contratista toca esperar casi una semana para que quede activo.
→ Creación de contratistas automáticamente
Flora
Kardex UNISPAN y libro de pedidos: automatización pendiente — valores cambian semanalmente
📊 Ver en Por frecuencia → ma-030
Automatizar el libro de pedidos que tiene muchos pasos. Automatizar el kardex de UNISPAN que tiene demasiados ítems y cuyos valores cambian semanalmente. Retroalimentar el cuadro es demorado.
→ Pedidos de obra / Alquiler de equipo
Flora
Base de presupuesto: informar al Ing. Forero para reunión de control los martes
📊 Ver en Por frecuencia → ma-031
Se sugiere informarle al Ingeniero Forero todo el tema de CONTROL y las cosas que se pueden llevar a la reunión de los martes con CONTROL, en propuestas de automatización.
→ Base de presupuesto para SINCO
Albura/Corteza
SGD – Aprobación del subgerente en entrada: redundante tras hechos cumplidos
📊 Ver en Por frecuencia → ma-032
La aprobación de la entrada debe anularse para el subgerente porque ya hubo hechos cumplidos desde el pedido: existe la orden de compra, la remisión y el despacho. Pasar nuevamente al subgerente después de todo ese flujo no agrega valor. Ya pasó por muchos pasos de aprobación y este paso no es necesario antes de contabilidad.
→ SGD – Flujo relación de pago
Flora
Salidas sin vales: aprobación de control no devuelve a tiempo al almacenista
📊 Ver en Por frecuencia → ma-033
Revisar cómo se da la aprobación de control y cómo se le devuelve al almacenista. Importante tener más control de salidas. Se tienen salidas de hace mucho tiempo sin aprobar por la persona de control.
→ Salidas sin entrega de vales
Albura/Corteza
Base de presupuesto SINCO: no se puede hacer en este momento para varios ítems e insumos
📊 Ver en Por frecuencia → ma-034
No se puede hacer en este momento para varios ítems e insumos. Es un bloqueo técnico que impide la actualización automática de la base de presupuesto.
→ Base de presupuesto para SINCO
Madero
Salidas: modelo Bolívar con código de barras por contratista — no se puede eliminar la valera
📊 Ver en Por frecuencia → ma-035
Se va a retomar el proceso. El Ingeniero Héctor indica que en Bolívar cada contratista tenía código de barras y quedaba autorizado en SINCO. Sin embargo, dice que no se puede eliminar la valera del proceso.
→ Salidas sin entrega de vales
Flora
Horas extras: tecnología disponible pero no estandarizada — resocializar bondades del sistema
📊 Ver en Por frecuencia → ma-036
Se indica que no está estandarizado pero que la tecnología sí lo tiene; se ahorra tiempo en aprobación. Las cosas que se quedaron por fuera de Portero se deberían relacionar por Excel. Se pide que se resocialicen las bondades del sistema.
→ Digitalización horas extras
Flora
PAC: relacionamiento con control como apoyo para el porcentaje real ejecutado
📊 Ver en Por frecuencia → ma-037
Se plantea el relacionamiento con control, que sea un apoyo para el porcentaje real ejecutado. Esto fortalecería la medición del PAC con datos reales de avance.
→ PAC – Calificación semanal
Albura/Corteza
SGD: hoja para entradas, anticipos y otros — flujo sin integrar
📊 Ver en Por frecuencia → ma-038
Se tiene una hoja para entradas, anticipos, etc., pero no está integrada al flujo de SINCO. Si ya se realiza una programación, no se entiende por qué hay que enviar la relación adicional.
→ SGD – Flujo relación de pago
Albura/Corteza
Portal de proveedor: relacionado con módulo SRM de SINCO — Ing. Martha
📊 Ver en Por frecuencia → ma-039
La Ing. Martha relaciona el tema de proveedores con el módulo SRM del SINCO. El portal proveedor debe conectarse con SRM para que los contratistas vean cortes, pagos y documentos.
→ Portal proveedor
Madero
SSTA: reporte diario de ingresos completamente manual
📊 Ver en Por frecuencia → ma-040
El SSTA todos los días debe hacer un reporte de ingresos. Este proceso es completamente manual y debería automatizarse o integrarse con Portero.
→ Digitalización SSTA / permisos
Flora
Salidas: el tema de los vales se va a retomar en una semana
📊 Ver en Por frecuencia → ma-041
El tema de los vales se va a retomar en una semana. Hay pendiente la definición del nuevo flujo con presalida digital por ítem.
→ Salidas sin entrega de vales
Flora
SRM: preactas desde SINCO con aprobación de interventoría — se convierte en acta con descuentos
📊 Ver en Por frecuencia → ma-042
La ingeniera Marta habla de preactas: se ingresa, aprobación de interventoría desde SINCO, y ya se vuelve acta donde se ponen los descuentos.
→ Preactas digitales SRM
Todas las sesiones
Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
📊 Ver en Por frecuencia → ma-043
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado con SINCO.
→ Flujo directores / control mensual
Todas las sesiones
Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m001
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo, eliminando el proceso físico actual.
→ Preactas digitales y firma digital
Integración
Portero articulado con Bitácora y Temporal — aprobación en sistema
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m002
Madero: aprobación por sistema; residente técnico pre-aprueba, administrativo aprueba. Sistema arroja alertas de superación del tope semanal (48 h). Registro de causa y tipo (diurna/nocturna). Archivo plano automático a RR.HH. Albura/Corteza: reportar de portero automáticamente a RH generando alertas. Resocializar las bondades del sistema con los equipos de obra.
→ Digitalización horas extras
SINCO directo
Pedidos directo a SINCO desde el residente — auditorías solo en SINCO
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m003
Plantilla de pedido en SINCO adjuntando memoria (ítem e insumo según presupuesto). Alerta al residente cuando se rechace indicando la razón. Reglas de acuerdo de servicio con momentos de corrección. Acceso a SINCO para SSTA. Eliminar la doble digitación Excel → SINCO. Las auditorías deben vivir solo en SINCO.
→ Pedidos de obra
Automatización
Programación en SINCO sustituye relación de pagos — causación y pago separados
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m004
Si hay programación en SINCO la relación de pagos debería generarse automáticamente. Contabilidad causa pero no paga hasta que tesorería lo ejecute según semana. Los proyectos validan que tesorería y contabilidad causen todo. Eliminar Excel de relación por centro de costos.
→ SGD – Flujo relación de pago
SRM activo
Módulo SRM en 15 días — portal de ingreso para nuevos contratistas desde web
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m005
Los nuevos contratistas ingresan al proceso desde la página de Ingeurbe vía SRM. Las áreas competentes validan requisitos. SRM incluye cuadro comparativo ligado al ADPRO para relacionar el contrato. Creación automática en todas las sociedades sin repetición. SRM empezará a usarse en 15 días.
→ Creación de contratistas + SRM
Bot + SINCO
Bot lee factura, asigna administrativo, rechaza si falta OC o contrato
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m006
Un solo correo centralizado. Bot lee, distribuye y rechaza con indicación de error al proveedor o contabilidad. Condición para facturar: debe traer orden de servicio o contrato. Si no tiene orden de servicio o contrato puede rechazarse por DIAN pero no por procesos internos burocráticos. Se puede adelantar con SINCO según Flora.
→ BOT recepción de facturas
Estandarización
Libro estándar de presupuesto — control solo entra al inicio para revisar cantidades
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m007
Memorias de presupuesto estandarizadas entre proyectos. SINCO muestra desviaciones por fase. Control entra solo al inicio, no frena el proceso. SRM permite crear el cuadro comparativo directamente. El formato de control se actualiza en tiempo real sin copiar cada vez. Se plantea un libro estándar para el presupuesto.
→ Base de presupuesto SINCO
QR / código barras
Presalida digital con QR o código de barras — inventario visible para maestros
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m008
Flora: firma con QR en SINCO. Madero: código de barras por contratista (modelo Bolívar). Los maestros consultan inventario directamente sin intermediarios. La presalida garantiza que no se saque sin presupuesto ni orden de compra (corregir falla de la prueba piloto). Se retoma el proceso en una semana.
→ Salidas sin entrega de vales
Integración BIM
PAC conectado con BIM, costos y programación — QR para asistencia en SINCO
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m009
Asistencia con QR ligada a SINCO (SENTINEL). Canal automático de comunicación de incumplimientos al contratista con copia a todos. Reprogramación automática por incumplimiento. Estándar de calificación transversal. Flora propone profesional LEAN por obra. Historial del contratista para decisiones de recontratar (umbral 75%). Evaluar estados financieros, PAC y si estaba demandado.
→ PAC – Calificación semanal
Automatización RUT
Actividad económica del RUT determina tipos de contrato disponibles automáticamente
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m010
Al crear el contratista, el sistema sugiere tipos de contrato permitidos según actividad económica. Si no tiene la actividad en RUT, muestra posibilidades y permite gestionar ajuste. Obra solo define MO o material. Con más de 90 opciones actuales, la parametrización elimina afectaciones con la factura de contabilidad.
→ Matriz de contratistas
Centralización
Módulo de equipos en Portero articulado — centralizar seguimiento de alquileres
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m011
Hojas de vida de equipos. Registro de tiempo en obra vs. tiempo quieto. Alertas de vencimiento de alquiler y de presupuesto. Control de devoluciones. Comparación de costo de mantenimiento vs. alquiler. Equipos propios disponibles vs. prestados. Área experta en revisión de equipos, no solo residentes administrativos.
→ Alquiler de equipo
Bot / Extracción
Bot extrae parámetros del formato de informe — cuadro estandarizado entre todas las obras
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m012
Bot saca parámetros directamente del formato (los laboratorios no comparten bases). Estandarizar el cuadro de concretos para todas las obras. Albura ya tiene notificación Teams al subir al Drive como referencia de implementación.
→ Bot ligado a página de concretos
Digitalización
Remisión digital obligatoria para hacer entrada — alerta a fin de mes de entradas pendientes
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m013
El almacenista no puede hacer la entrada sin la remisión escaneada. Las entradas deben ser mínimo 2. Estandarizar el proceso en Ingeurbe. Alerta proactiva cuando se acerque fin de mes con entradas sin asociar a factura. El director revisa entradas diariamente.
→ Entradas de almacén con cargue de remisiones
ZOHO + SINCO
Minuta estandarizada con apoderado fijo — firma ZOHO con control de perfiles
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m014
Estandarizar que el apoderado siempre sea el subgerente. Ítems ordenados en la minuta. ZOHO gestiona firma por perfil: director, residente, y se retira cuadro comparativo antes de enviar al contratista. Firma desde SINCO hacia ZOHO para minutas. El acta del módulo SRM con firma digital usando ZOHO.
→ Minuta contratos + firma ZOHO
Nuevo
Tableros Power BI conectados a BIM — concretos, acero y ventanería integrados con SINCO
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m015
Residentes visualizan volúmenes de concreto por elemento y grupo. Seguimiento a instalación de ventanería. Integración de cuadros de control de obra con SINCO: consumos reales, registros de compra y alertas tempranas de consumo excesivo. Solución al problema de cuadros desconectados.
→ BIM + Power BI
Nuevo
Digitalización de permisos SSTA con firma digital — seguridad social en portero
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m016
Permisos de trabajo y altura firmados digitalmente para reducir las 2.5 horas de inicio de semana. Seguridad social de trabajadores cargada en portero a diario. Reporte de ingresos SSTA automatizado. Agilizar el proceso de inicio de jornada.
→ Digitalización SSTA / permisos
Nuevo
IA sintetiza actas de comité con trazabilidad antes/ahora
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m017
IA que según el protocolo existente genera resumen de qué había antes y cómo va ahora. Permite hacer preguntas sobre el historial de la obra. Albura/Corteza lo ven como herramienta de síntesis de comités y gestión del conocimiento de los proyectos.
→ IA para actas de comité
Nuevo
Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m018
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa después de subido. Repositorio con toda la información del proveedor en un solo lugar.
→ Portal proveedor + FIC
Nuevo
Generación automática de informes adaptados a cada entidad pública
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m019
A partir de la estructura del informe mensual ya existente, el sistema adapta y genera el reporte según el formato requerido por cada entidad: acueducto, IDU, IDRD, urbanismo. Eliminar el proceso completamente manual actual.
→ Informes entidades públicas
Nuevo
Repositorio único de calidad — formatos, ATS, inducción y gestión del conocimiento
📊 Ver en Por frecuencia → ma-m020
Todos los formatos estándar en nube (SharePoint o ACONEX). Repositorio de inducción para nuevos ingresos. Control de cambios en ACONEX. Socialización de formatos estándar (Leo). Criterios de calidad con validación automática del formato 004.
→ Plan de calidad / repositorio
Tour IA · Américas
Terra · Nativa · Piazza
Cuarta sesión del Tour IA. Tres proyectos del sector Américas. Se confirmaron 8 dolores presentes en todas las sesiones anteriores y emergieron 9 dolores nuevos, varios muy específicos de la gestión contractual y la digitalización de campo.
Proyectos: 3Registros procesados: 28Dolores nuevos: 9
Dolor común entre sesiones
Se profundiza respecto a sesiones anteriores
Dolor nuevo en esta sesión
Mejora / iniciativa propuesta
Todas las sesiones
Preactas digitales y sus soportes — estándar de memorias y firma digital
📊 Ver en Por frecuencia → am-001
La preacta se diligencia en SINCO pero el proceso no está estandarizado. Se requiere un estándar de memorias de soporte y, a futuro, que el acta se firme digitalmente desde el mismo sistema.
→ Preactas digitales y firma digital
4 sesiones
Horas extras: formato muy manual, sin conexión con Portero ni bloqueo por condición médica
📊 Ver en Por frecuencia → am-002
El formato es completamente manual. Se debe verificar cómo se está usando Portero y hacer la conexión si falta algo. La validación debe hacerse el día anterior y la aprobación al día siguiente; el día 30 solo el paso final. Nuevo dato: incluir campo de bloqueo por condiciones médicas del trabajador, que actualmente no existe en el sistema.
→ Digitalización horas extras
4 sesiones
Pedidos de obra: proyección en Excel, unificación de códigos de insumo pendiente
📊 Ver en Por frecuencia → am-003
No es necesario registrar y proyectar en Excel — todo debería hacerse desde SINCO. Si se pasa del presupuestado debería salir como cantidad adicional. SINCO tiene informe de pedido pero el seguimiento en obra no llega a tiempo. Además: unificar insumos — el mortero cambia de código con las negociaciones y genera reprocesos en aprobaciones y devoluciones de facturas.
→ Pedidos de obra
4 sesiones
Relación de pagos: envío manual en Excel a tesorería — cuarta confirmación sistémica
📊 Ver en Por frecuencia → am-004
La relación de pagos se envía por Excel a tesorería. La obra hace la relación y además contabilidad debe haberla validado. Este es el cuarto proyecto donde se confirma exactamente el mismo dolor, convirtiéndolo en el más extendido de la organización.
→ SGD – Flujo relación de pago
4 sesiones
Radicación de facturas: correos dispersos — OC no llega automáticamente al proveedor
📊 Ver en Por frecuencia → am-005
En SGD, entradas con relación de facturas sin centralizar. Se propone que sea un correo centralizado. La orden de compra debería llegarle automáticamente al correo del proveedor al ser aprobada, sin intervención manual.
→ BOT recepción de facturas
4 sesiones
PAC: módulo de calidad de SINCO sin explotar — sin visibilidad de carga del contratista
📊 Ver en Por frecuencia → am-006
Existe un módulo en SINCO para calidad. Se propone verificar acta por acta con trazabilidad. Aporte nuevo: ver cuántos contratos activos tiene el contratista para conocer su carga real y si tiene capacidad de estar en más de una obra. Consolidación de obras en tablero único.
→ PAC – Calificación semanal
4 sesiones
Vencimiento de contratos: se enteran al generar el corte — aprobador disponible solo viernes
📊 Ver en Por frecuencia → am-007
Se dan cuenta del vencimiento hasta que van a generar el corte. Mínimo 2 semanas de trámite; la alerta debería ser entre 3 semanas y un mes con cadencia de 8 y 15 días. El Ing. Forero aprueba solo los viernes y sábados — las alertas deben anticipar ese cuello de botella.
→ Control de contratos y pólizas
4 sesiones
Servicios públicos: alertas y débito sin automatizar — costo indirecto sin cargar
📊 Ver en Por frecuencia → am-008
Las alertas deberían ser automáticas. Automatizar el débito con las cuentas aprobadas. Tesorería automatiza la cuenta contrato y notifica a obra para cargar el costo indirecto sin intervención manual.
→ Servicios públicos
4 sesiones
Informes de laboratorio: sin conexión ni comparación automática con normativa técnica
📊 Ver en Por frecuencia → am-009
Conectar los informes de laboratorio para que genere alertas y compare los resultados con la norma y con lo que se cumplió. Cuarta sesión que confirma el dolor del bot de concretos, ahora con énfasis en la comparación automática con la normativa técnica.
→ Bot ligado a página de concretos
Se profundiza
Minutas SINCO: datos repetitivos siempre corregidos — pipeline por montos + revisión paralela
📊 Ver en Por frecuencia → am-010
Al montar en SINCO sale opción en Word para minuta, pero hay que modificar manualmente: subgerente, cédulas, datos, anticipos, representante, direcciones, IVA. Se plantea parametrización por valores y pipeline diferenciado por montos. Nuevo: control interno solo revisa los lunes, genera cuello de botella cuando hay errores pequeños.
→ Minuta contratos SINCO + ZOHO
Se profundiza
Control interno devuelve minutas por errores pequeños — solo revisa los lunes
📊 Ver en Por frecuencia → am-011
Por errores pequeños se devuelve desde control interno y hay que rehacer todo el proceso. Control interno solo revisa los lunes, lo que genera cuellos de botella críticos. Se propone que la revisión sea paralela y que control sea el primer punto antes de avanzar. Cuando llega la póliza no se puede hacer nada hasta la revisión semanal.
→ Control interno contratos
Se profundiza
Pólizas: cada contratista hace la suya — obra debe unificar y actualizar en SINCO
📊 Ver en Por frecuencia → am-012
Las pólizas de imitación las hace cada contratista y la obra tiene que unificarlas. Se debe revisar que la póliza cumpla con lo requerido y si está bien actualizarla en SINCO automáticamente. Por cada modificación del contrato se debe actualizar.
→ Control contratos y pólizas
Se profundiza
Órdenes de compra abiertas sin uso: generan errores en entradas de almacén
📊 Ver en Por frecuencia → am-013
Se deben emitir alertas por órdenes de compra que siguen abiertas sin uso para validar también las entradas de almacén vinculadas. Conecta el dolor de OC vencidas con el flujo de entradas.
→ Control aceros / OC SINCO
Nuevo · Nativa
Estandarización de insumos: ítems inactivos sin depurar, cuentas contables incorrectas
📊 Ver en Por frecuencia → am-014
Desde presupuesto debe estar estandarizado el ítem y el insumo de la mano con contabilidad. A veces cae en una cuenta contable que no corresponde. Los insumos inactivos por parametrización deben bloquearse — falta definir quién hace el bloqueo y debe haber una persona responsable de depurar el listado. Cada sucursal tiene consecutivos distintos.
→ Estandarización de insumos (nuevo)
Nuevo · Nativa
Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel enviada manualmente
📊 Ver en Por frecuencia → am-015
Es un Excel que se trabaja los primeros días del mes. Se ingresa presupuestado, proyectado y la persona hace el llenado manual. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores tienen que proyectar cada mes sin apoyo del sistema.
→ Flujo directores SINCO-Control (nuevo)
Nuevo · Nativa
Actas de calidad BIM y libro de obra: sin firma digital ni registro desde campo
📊 Ver en Por frecuencia → am-016
Se deben hacer actas de calidad y relacionamientos de avances de obra. Se debe pensar en habilitar firma digital. Si llovió u ocurrió algo, hacer el libro de obra digital con observaciones de los residentes desde el celular.
→ Libro de obra digital + firma digital (nuevo)
Nuevo · Nativa
Informes mensuales: sin prompt ni plantilla estándar para automatizar con IA
📊 Ver en Por frecuencia → am-017
Se plantea establecer el prompt y la plantilla estándar para los informes mensuales. El estándar debe ser subido y disponible para todos los proyectos. Relacionado con la iniciativa de IA para actas e informes a entidades públicas.
→ Informes mensuales automatizados (nuevo)
Nuevo · Nativa
Control de FIC y seguridad social: verificación manual de legalidad y cruce de pagos
📊 Ver en Por frecuencia → am-018
Se debe validar que la información del FIC sea legal, que las verificaciones de pago estén correctas y que se cruce el número de contrato con el pago que hizo el contratista automáticamente.
→ Control FIC y seguridad social (nuevo)
Nuevo · Nativa
Cambios de precio: lista no ligada al insumo — incremento sin automatizar
📊 Ver en Por frecuencia → am-019
La lista de precios debería estar ligada al insumo en SINCO. El último corte debería ser máximo el día 30. Generación automática del incremento con aprobación condicionada al precio del nuevo año vigente.
→ Gestión de cambios de precio (nuevo)
Nuevo · Nativa
Contratos en cero: sin cierre automático ni alerta de auditoría previa
📊 Ver en Por frecuencia → am-020
Alerta cuando los contratos quedan en cero y por auditoría los contratos en cero. Se plantea que se cierren automáticamente una vez en ceros, con alerta de auditoría previa para revisión.
→ Contratos en cero — cierre automático (nuevo)
Nuevo · Nativa
Control de equipos: sin inventario — informe no genera preacta automáticamente
📊 Ver en Por frecuencia → am-021
No se sabe qué hay en inventario de equipos. Cuando se haga el informe debería generar la preacta automáticamente. Conectado con el dolor de alquiler de equipo pero con énfasis en la preacta.
→ Control de equipos + preacta (nuevo)
Nuevo · Tablet
Tablet residentes: revisión de actividades y formatos sin digitalizar en campo
📊 Ver en Por frecuencia → am-022
Revisión de actividades desde tablet: cómo se chequeó, cómo se liberó. Formatos de calidad y libro de obra en Calidad Cloud y BIM. Adjuntar foto, dictar observaciones y complementar después. Plan piloto para entregas ya iniciado.
→ Tablet residentes / calidad digital (nuevo)
Todas las sesiones
Preacta digital estandarizada en SINCO — actas con firma digital a futuro
📊 Ver en Por frecuencia → am-m001
Diligenciar la preacta directamente en SINCO con un estándar único de memorias de soporte aplicable a todos los proyectos. En una segunda fase, habilitar la firma digital del acta desde el mismo flujo, eliminando el proceso físico actual.
→ Preactas digitales y firma digital
Automatización
Conectar Portero a nómina — validación D-1, aprobación D-0, cierre día 30 + bloqueo médico
📊 Ver en Por frecuencia → am-m002
Conectar el nuevo formato de Portero para ser enviado a nómina. Validación el día anterior, aprobación al siguiente, día 30 solo el paso final. Agregar bloqueo por condiciones médicas del trabajador.
→ Digitalización horas extras
SINCO directo
Pedidos 100% en SINCO — proyección de excesos + unificación de códigos de insumo
📊 Ver en Por frecuencia → am-m003
Todo desde SINCO. Si se pasa del tope sale como cantidad adicional. Unificar códigos de insumos entre negociaciones para evitar reprocesos al aprobar facturas.
→ Pedidos de obra
Automatización
Relación de pagos automática desde SINCO — eliminación definitiva del Excel a tesorería
📊 Ver en Por frecuencia → am-m004
Cuarta sesión que lo confirma: si hay programación en SINCO la relación de pagos se genera automáticamente. Tesorería paga según programación validada. Prioridad máxima por impacto sistémico.
→ SGD – Flujo relación de pago
Bot centralizado
Correo centralizado — OC aprobada llega automáticamente al proveedor
📊 Ver en Por frecuencia → am-m005
Un solo correo de recepción. La OC aprobada le llega automáticamente al proveedor. Bot distribuye facturas entrantes al proyecto correspondiente.
→ BOT recepción de facturas
Módulo SINCO
Activar módulo de calidad SINCO para PAC — carga real del contratista visible
📊 Ver en Por frecuencia → am-m006
Verificar y activar el módulo de calidad de SINCO para el PAC. Trazabilidad acta por acta. Ver contratos activos del contratista para saber si puede asumir más obras. Tablero consolidado de todas las obras.
→ PAC – Calificación semanal
Alertas 30-15-8
Alertas de vencimiento a 1 mes, 15 y 8 días — anticipar agenda del aprobador
📊 Ver en Por frecuencia → am-m007
Alertas a los 30, 15 y 8 días. Diseñar considerando que el Ing. Forero solo aprueba viernes/sábado. Mínimo 2 semanas de trámite operativo.
→ Control de contratos y pólizas
Automatización
Débito automático servicios públicos — notificación a obra para costo indirecto
📊 Ver en Por frecuencia → am-m008
Automatizar débito con cuentas aprobadas. Tesorería notifica a obra para cargar costo indirecto sin intervención manual.
→ Servicios públicos
Bot conexión
Informes laboratorio conectados — alertas + comparación automática con norma técnica
📊 Ver en Por frecuencia → am-m009
Conexión de informes de laboratorio. Alertas automáticas por desviaciones. Comparar resultados con norma técnica y con compromisos del contrato.
→ Bot ligado a página de concretos
Pipeline SINCO
Minutas parametrizadas por monto — revisión paralela con control interno
📊 Ver en Por frecuencia → am-m010
Parametrización por valores: la minuta se arma sola desde SINCO. Pipeline por montos. Revisión paralela con control interno para eliminar el cuello de botella del lunes.
→ Minuta contratos SINCO + ZOHO
Nuevo
Maestría de insumos depurada — bloqueo automático + responsable asignado
📊 Ver en Por frecuencia → am-m011
Estandarizar ítem e insumo alineado con contabilidad. Bloquear insumos inactivos automáticamente. Responsable de depuración asignado. Unificar consecutivos entre sucursales.
→ Estandarización de insumos
Nuevo
Flujo directores automático desde SINCO — eliminar Excel mensual
📊 Ver en Por frecuencia → am-m012
Directores proyectan en SINCO directamente. El sistema genera reporte de presupuestado vs. proyectado los primeros días del mes. Eliminar Excel intermediario.
→ Flujo directores SINCO-Control
Nuevo
Libro de obra digital con firma digital, foto y dictado desde campo
📊 Ver en Por frecuencia → am-m013
Firma digital para actas de calidad. Registro de observaciones con foto y dictado de voz. Plan piloto para entregas ya existe como referencia.
→ Libro de obra digital + firma digital
Nuevo
Prompt y plantilla estándar para informes mensuales con IA
📊 Ver en Por frecuencia → am-m014
Establecer prompt y plantilla. Subir estándar a plataforma compartida. Conectar con informes a entidades e IA de actas.
→ Informes mensuales automatizados
Nuevo
Validación automática FIC y seguridad social — cruce contrato con pago
📊 Ver en Por frecuencia → am-m015
Sistema que valide legalidad del FIC y cruce número de contrato con pago del contratista automáticamente. Eliminar cuadro Excel de control.
→ Control FIC y seguridad social
Nuevo
Lista de precios ligada al insumo — incremento automático con aprobación condicionada
📊 Ver en Por frecuencia → am-m016
Ligar lista de precios al insumo en SINCO. Corte máximo día 30. Generación automática del incremento con aprobación condicionada al precio del nuevo año.
→ Gestión de cambios de precio
Nuevo
Cierre automático de contratos en cero con alerta de auditoría previa
📊 Ver en Por frecuencia → am-m017
Al llegar a saldo cero el sistema emite alerta de auditoría y propone cierre automático.
→ Contratos en cero — cierre automático
Nuevo
Informe de equipos genera preacta automáticamente — inventario en tiempo real
📊 Ver en Por frecuencia → am-m018
Al generar el informe de equipos el sistema crea la preacta automáticamente. Inventario visible en tiempo real. Conectar con módulo de Portero.
→ Control de equipos + preacta
Nuevo
Tablet residentes: foto + dictado + checklist de calidad desde campo
📊 Ver en Por frecuencia → am-m019
Revisión de actividades desde tablet con foto adjunta y dictado. Integrar con Calidad Cloud y BIM. Plan piloto de entregas como referencia.
→ Tablet residentes / calidad digital
Fecha por confirmar · 2025
Américas · Terra, Nativa, Piazza
Cuarta sesión del Tour IA. Tres proyectos del sector Américas. Confirmó dolores sistémicos de las sesiones anteriores y aportó 8 dolores nuevos, varios de alta especificidad operativa.
Comunes c/ sesiones anteriores: 9Se profundizan: 5Dolores nuevos: 8
Dolor común entre sesiones
Se profundiza respecto a sesiones anteriores
Dolor nuevo en esta sesión
Mejora / iniciativa propuesta
4 sesiones · Nativa
Horas extras: formato muy manual, sin conexión a nómina
El formato de horas extras es completamente manual y hay que verificarlo con Portero. La validación debe hacerse el día anterior y la aprobación al día siguiente, para que el día 30 solo sea trasladar. Falta incluir bloqueo por condiciones médicas del trabajador.
→ Digitalización horas extras
4 sesiones · Nativa
Pedidos de obra en Excel: doble digitación sin valor
No debería ser necesario registrar y proyectar en Excel; todo debe hacerse desde SINCO. Si se pasa del presupuesto debería salir como cantidad adicional. SINCO ya tiene un informe de pedido pero en obra se hace seguimiento sin que lleguen a tiempo. La proyección de ítems que no salen debería hacerse dentro del mismo sistema.
→ Pedidos de obra
4 sesiones · Nativa
Relación de pagos enviada por Excel a tesorería
La relación de pagos se tiene que enviar por Excel a tesorería. Obra hace la relación y además contabilidad tiene que haberla validado antes. El flujo no está en SINCO.
→ SGD – Flujo relación de pago
4 sesiones · Nativa
Radicación de facturas sin correo centralizado
En SGD las entradas deben relacionarse con facturas. Se requiere un correo centralizado. La orden de compra debería llegar directamente al correo del proveedor de una vez, sin intermediación manual.
→ BOT recepción de facturas
4 sesiones · Nativa
PAC: trazabilidad por actas y carga de contratos del contratista no visible
Existe un módulo en SINCO para calidad — verificar acta por acta. Se requiere trazabilidad y ver cuántos contratos tiene activos el contratista (carga de proyectos). Consolidación entre obras. Se indica revisar el módulo de calidad de SINCO en detalle.
→ PAC – Calificación semanal
4 sesiones · Nativa
Vencimiento de contratos sin alertas anticipadas — aprobador solo actúa viernes y sábado
Se dan cuenta del vencimiento solo cuando van a generar el corte. La alerta debería darse entre 3 semanas y un mes antes (no 8 o 15 días, que es tarde). El ingeniero Forero aprueba solo los viernes y sábado, lo que comprime los tiempos de reacción.
→ Control de contratos y pólizas
4 sesiones · Nativa
Informes de laboratorio: comparación con norma completamente manual
Se requiere conectar los informes de laboratorio, generar alertas automáticas y comparar resultados con la norma y con lo que se cumplió. Misma problemática que el bot de concretos de sesiones anteriores.
→ Bot ligado a página de concretos
4 sesiones · Nativa
Facturas de servicios públicos sin automatización ni alerta
Las alertas deberían ser automáticas. Automatizar el débito con las cuentas aprobadas. Tesorería tendría automatizada la cuenta contratos y notificaría a obra para cargar el costo indirecto.
→ Servicios públicos
4 sesiones · Nativa
Órdenes de compra sin alertas de antigüedad ni cierre automático
Se deben emitir alertas por órdenes de compra que siguen abiertas para validar entradas de almacén también. Misma problemática identificada en Albura/Corteza.
→ Control de OC vencidas
Se profundiza · Nativa
Minutas de SINCO: datos repetitivos, errores pequeños devuelven todo el proceso
Al montar en SINCO la opción Word para minuta, hay que modificar manualmente: subgerente, cédulas, datos, anticipos, representante, direcciones, IVA. Solo funciona como plantilla con datos casi siempre incorrectos. Control interno revisa solo los lunes; si hay error pequeño, devuelven todo. Se propone plantilla con parametrización estándar por montos.
→ Minuta contratos SINCO
Se profundiza · Nativa
Pólizas: cada contratista hace la suya — obra unifica y verifica manualmente
Las pólizas las hace cada contratista. La obra tiene que unificar, revisar que cumpla con lo que se pide y si está bien actualizarla en SINCO. Cuando llega la póliza no se puede hacer nada hasta que esté validada, bloqueando el flujo.
→ Control de contratos y pólizas
Se profundiza · Nativa
Contratos en cero: sin alerta ni cierre automático — observación de auditoría
Alerta cuando los contratos quedan en saldo cero. Por auditoría, los contratos en cero generan observaciones. Se propone cierre automático una vez lleguen a cero.
→ Control interno contratos
Se profundiza · Nativa
Solicitudes de contratos: insumos distintos por sucursal, error llega en contabilidad
Cada sucursal tiene insumos diferentes. La multibase tiene consecutivos distintos. Insumos con el mismo nombre no coinciden en cuenta contable. La alerta de error solo llega cuando ya está en contabilidad — hay que desaprobar el acta y desactivar el contrato.
→ Base de presupuesto SINCO / estandarización
Se profundiza · Nativa
Control de equipos: no se sabe qué hay en obra — informe no genera preacta
No se sabe qué equipo hay disponible en obra. Cuando se hace el informe debería generar la preacta automáticamente. Propuesta concreta: vincular informe → preacta automáticamente.
→ Alquiler de equipo
Nuevo · Nativa
Estandarización de insumos: inactivos no bloqueados, sin responsable de depuración
Desde presupuesto debe estar estandarizado el ítem y el insumo, de la mano con contabilidad. Deben bloquearse insumos inactivos por parametrización. No está claro quién hace el bloqueo. Se necesita una persona responsable de depurar periódicamente el listado.
→ Estandarización de insumos (nuevo)
Nuevo · Nativa
Flujo de directores SINCO–Control: Excel de proyección mensual sin integración
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado con SINCO.
→ Flujo directores / control mensual (nuevo)
Nuevo · Nativa
Actas de calidad BIM y libro de obra: sin firma digital ni digitalización
Hacer actas de calidad y relacionamiento de avances de obra. Se debe habilitar firma digital. El libro de obra debería ser digital con observaciones del residente (clima, condiciones, novedades del día).
→ Libro de obra digital / actas calidad BIM (nuevo)
Nuevo · Nativa
Informes mensuales: sin estándar de prompt ni plantilla automatizada
Se plantea establecer el prompt y la plantilla estándar para los informes mensuales. La idea es que el estándar se suba a una plataforma y se genere automáticamente a partir de datos existentes.
→ Informes mensuales automatizados (nuevo)
Nuevo · Nativa
Cambios de precio e incrementos: lista sin ligar al insumo, corte sin automatizar
La lista de precios debe ligarse al insumo directamente. El último corte debería ser máximo el día 30. Se plantea generación automática pero la aprobación está sujeta al precio del nuevo año.
→ Control de incrementos de precios (nuevo)
Nuevo · Nativa
Control de FIC y seguridad social: verificación manual sin validación legal
Validar que la información sea legal, que las verificaciones de pago estén correctas. El número de contrato debe relacionarse con el pago del FIC del contratista. Cuadro de seguimiento en Excel que debería estar integrado.
→ Portal FIC / control seguridad social (nuevo)
Nuevo · Nativa
Soportes de cortes: formatos sin estandarizar entre proyectos
Se está trabajando en estandarizar los formatos de cortes de obra. La ingeniera Esperanza indica que todo debería estar estandarizado para las revisiones. Trabajo en proceso.
→ Estandarización soportes de corte (nuevo)
Nuevo · Tablet
Tablet para residentes: revisión de actividades, fotos y dictado desde campo
Revisión de actividades desde tablet: cómo se chequeó, cómo se liberó. Formatos de calidad y libro de obra en Calidad Cloud y BIM. Poder tomar foto, dictar y complementar después. Plan piloto ya iniciado para entregas.
→ Tablet residentes / control de avances (nuevo)
Nativa
Control de FIC y seguridad social: validación de legalidad y verificaciones de pago
Se debería validar que esta información sea legal, que las verificaciones de pago estén correctas, verificar si se presume real y que llenen un cuadro de Excel con los soportes.
→ Portal FIC / control seguridad social
Nativa
Horas extras: formato muy manual — verificar Portero e incluir bloqueo por condición médica
El formato es muy manual y hay que verificar con Portero. Se va a verificar cómo se está usando Portero y si hace falta algo hacen la conexión. Es importante incluir que si el trabajador está bloqueado por condiciones médicas esto se refleje en el sistema.
→ Digitalización horas extras
Nativa
Relación de pagos: se envía por Excel a tesorería — contabilidad debe haber validado antes
La relación de pagos se tiene que enviar por Excel a tesorería. Obra tiene que hacer la relación y además contabilidad tiene que haberla validado antes. El flujo no está integrado en SINCO.
→ SGD – Flujo relación de pago
Nativa
Cambios de precio e incrementos: lista sin ligar al insumo — corte máximo el día 30
La lista de precios se debe ligar al insumo. El último corte debería ser máximo el día 30. Se plantea que se genere automático pero la aprobación está sujeta al precio del nuevo año.
→ Control de incrementos de precios
Nativa
Contratos en cero: alerta cuando quedan cerrados — posible cierre automático
Alerta cuando los contratos quedan en saldo cero. Por auditoría los contratos en cero generan observaciones. Se propone que se puedan cerrar automáticamente una vez lleguen a ceros.
→ Control interno contratos
Nativa
PAC: módulo de calidad de SINCO disponible — verificar acta por acta y carga del contratista
Existe un módulo en SINCO para calidad. Se debe verificar acta por acta. Que se tenga trazabilidad, también ver cuántos contratos tiene activos el contratista (ver la cantidad de carga de proyectos). Consolidación de obras y envío de información. VER EL MÓDULO DE CALIDAD DE SINCO.
→ PAC – Calificación semanal
Nativa
Minutas SINCO: errores pequeños devuelven todo — control interno solo revisa los lunes
Por errores pequeños se devuelve desde control interno y se tiene que volver a hacer todo. Lo ideal es que control sea el primer punto de revisión, pero solo revisan los lunes. Se plantea que la revisión se haga al tiempo. Cuando llega la póliza no se puede hacer nada.
→ Minuta contratos SINCO
Nativa
Facturas de servicios públicos: alertas deben ser automáticas — débito con cuentas aprobadas
Las alertas deberían ser automáticas. Automatizar el débito con las cuentas que se tienen aprobadas. Tesorería tendría automatizada la cuenta contratos y notificaría a obra para cargar el costo indirecto.
→ Servicios públicos
Nativa
Pedidos de obra: montar desde SINCO — proyección como cantidad adicional si se supera tope
Montar pedidos directamente desde SINCO (pedido, ítem, insumo), no en Excel. El problema es la proyección: si se pasa debería salir como cantidad adicional. Si hay ítems que no salen deberían proyectarse. SINCO tiene un informe de pedido. En obra se hace seguimiento pero no llegan a tiempo.
→ Pedidos de obra
Nativa
Insumos consumibles: no crear nuevos por negociaciones — ejemplo CEMEX y códigos propios
No debería ser necesario crear nuevos insumos consumibles (por ejemplo concretos). Se tiene que mirar la negociación para la nueva creación. Es un reproceso; como organización se deberían considerar las negociaciones y los códigos que surgen de ellas, como por ejemplo con CEMEX.
→ Estandarización de insumos
Nativa
Minutas SINCO: plantilla con parametrización estándar definida por montos
Se plantea tener plantilla para que se haga registro automático de acuerdo con una parametrización estándar definida por montos para el registro.
→ Minuta contratos SINCO
Nativa
Controles de FIC: validar número de contrato relacionado con el pago del contratista
Se debe validar el número de contrato relacionado con el pago que hizo el contratista en el FIC.
→ Portal FIC / control seguridad social
Nativa
Soportes de cortes: estandarizar formatos de obra — Ing. Esperanza lidera el proceso
Se está trabajando en estandarizar los formatos de cortes de obra. La Ing. Esperanza indica que todo debería estar estandarizado para las revisiones.
→ Estandarización soportes de corte
Nativa
Pólizas: cada contratista hace la suya — obra debe unificar, revisar y actualizar en SINCO
Las pólizas de imitación las hace cada contratista. La obra tiene que unificar, revisar que la póliza cumpla con lo que se pide y si está bien actualizarla en SINCO. Por cada otro contratista se debe actualizar.
→ Control de contratos y pólizas
Nativa
Minutas SINCO: pipeline por valores — subgerente, cédulas, anticipos, representantes, IVA repetitivos
Al montar en SINCO sale una opción en Word para minuta, pero hay que modificar: subgerente, cédulas, datos, anticipos, representante, direcciones e IVA. Solo está sirviendo como plantilla con datos repetitivos que casi siempre hay que arreglar. Se plantea que sea una parametrización por valores, un pipeline por montos.
→ Minuta contratos SINCO
Nativa
Vencimiento de contratos: alertas a los 8 y 15 días — Ing. Forero aprueba solo viernes y sábado
Emitir las alertas cada 8 y cada 15 días cuando se van a vencer los contratos. Se dan cuenta hasta que van a generar el corte, mínimo 2 semanas. Debería ser alerta entre 3 semanas y un mes. El Ing. Forero aprueba solo los viernes y sábado.
→ Control de contratos y pólizas
Nativa
SGD: informe disponible para ver el estado — pendiente de aprovechar
Se tiene un informe de SGD para ver el estado. Está disponible pero no se está aprovechando para el seguimiento del flujo de relación de pagos.
→ SGD – Flujo relación de pago
Nativa
Órdenes de compra abiertas: emitir alertas — validar también entradas de almacén
Se debe emitir alertas por órdenes de compra que siguen abiertas, para validar las entradas de almacén también.
→ Control de OC vencidas
Tablet
Tablet para residentes: revisión de actividades, foto, dictado y complemento posterior
Revisión de actividades desde tablet: cómo se chequeó, cómo se liberó. Los formatos de calidad y el libro de obra están en Calidad Cloud y en BIM se estaba montando. Es importante poder tomar foto, dictar y que después se pueda complementar. Se hizo un plan piloto para entregas.
→ Tablet residentes / control de avances
Nativa
Minutas SINCO: plantilla con parametrización estándar definida por montos
Se plantea tener plantilla para que se haga registro automático de acuerdo con una parametrización estándar definida por montos para el registro.
→ Minuta contratos SINCO
Nativa
Pólizas: cada contratista hace la suya — obra debe unificar, revisar y actualizar en SINCO
Las pólizas las hace cada contratista. La obra tiene que unificar, revisar que la póliza cumpla con lo que se pide y si está bien actualizarla en SINCO. Por cada contratista se debe actualizar individualmente.
→ Control de contratos y pólizas
Nativa
Órdenes de compra abiertas: emitir alertas para validar entradas de almacén
Se deben emitir alertas por órdenes de compra que siguen abiertas, para validar también las entradas de almacén.
→ Control de OC vencidas
Todas las sesiones
Portal proveedor + FIC: contratista sube, sistema consolida, personal revisa
Portal donde el contratista ve cortes, pagos, formatos y estado de su contrato. Portal FIC: la obra da la herramienta, el sistema hace el consolidado para fiscalización, el personal de obra revisa después de subido. Repositorio con toda la información del proveedor en un solo lugar.
→ Portal proveedor + FIC
Todas las sesiones
Flujo de directores SINCO–Control: proyección mensual en Excel manual
Es un Excel que se llena los primeros días del mes con presupuestado, proyectado y ejecución. El flujo se envía a Daiana Plata. Los directores proyectan manualmente el mes presente. No está integrado con SINCO.
→ Flujo directores / control mensual
Américas · Terra, Nativa, Piazza
Salidas de almacén: digitalización pendiente — maestros sin visibilidad de inventario
Las salidas deben ser digitalizadas. Si ya se sacó del presupuesto no puede haber equivocaciones. Los maestros no pueden consultar qué hay en almacén; tienen que preguntarle al almacenista o al residente. Con digitalización el almacenista ya tendría la información disponible.
→ Salidas sin entrega de vales
Automatización
Conectar nuevo formato Portero con nómina — validación día anterior, aprobación día siguiente
📊 Ver en Por frecuencia → am-m020
El nuevo formato de horas extras que saldrá de Portero se conecta directamente con nómina. Validación el día anterior, aprobación al día siguiente. El día 30 solo se hace el traslado final. Agregar campo de bloqueo por condición médica.
→ Digitalización horas extras
SINCO directo
Pedidos directo en SINCO con proyección automática de excedentes
📊 Ver en Por frecuencia → am-m021
Montar pedidos directamente en SINCO (pedido, ítem, insumo). Si se pasa del presupuesto, que salga como cantidad adicional visible. Los ítems que no salen deben proyectarse dentro del sistema.
→ Pedidos de obra
Automatización
Relación de pagos generada desde SINCO — contabilidad valida en sistema
📊 Ver en Por frecuencia → am-m022
Eliminar el Excel de relación de pagos. El flujo completo debe vivir en SINCO con validación de contabilidad dentro del sistema antes de pasar a tesorería.
→ SGD – Flujo relación de pago
Bot centralizado
Correo único — OC llega directamente al proveedor desde SINCO
📊 Ver en Por frecuencia → am-m023
Un solo correo centralizado. La orden de compra aprobada llega automáticamente al correo del proveedor. El bot distribuye las facturas entrantes y rechaza las que no tienen OC o contrato.
→ BOT recepción de facturas
Integración SINCO
Explotar módulo de calidad SINCO para PAC — ver carga de contratos del contratista
📊 Ver en Por frecuencia → am-m024
Verificar acta por acta en el módulo de calidad SINCO. Mostrar cuántos contratos activos tiene el contratista en todos los proyectos. Consolidar información entre obras.
→ PAC – Calificación semanal
Alertas
Alerta de vencimiento de contratos entre 3 semanas y 1 mes antes
📊 Ver en Por frecuencia → am-m025
El sistema debe alertar con suficiente anticipación considerando que el aprobador solo actúa los viernes y sábado. Mínimo 3 semanas para tener margen real de reacción.
→ Control de contratos y pólizas
Bot / integración
Bot conecta informes de laboratorio — alerta y comparación automática con norma
📊 Ver en Por frecuencia → am-m026
Conexión con plataformas de laboratorio (SGS, Concrelab, PSI). Alertas automáticas al recibir resultados. Comparación automática contra la norma y contra lo ejecutado en obra.
→ Bot ligado a página de concretos
Automatización
Débito automático de servicios públicos — alerta a obra para costo indirecto
📊 Ver en Por frecuencia → am-m027
Tesorería automatiza la cuenta contratos para el débito de servicios públicos. El sistema notifica a obra para cargar el costo indirecto sin intervención manual.
→ Servicios públicos
Nuevo
Parametrización estándar de minutas por monto — pipeline automático
📊 Ver en Por frecuencia → am-m028
Plantilla que se parametrice por montos: datos del subgerente, cédulas, anticipos, representantes, direcciones e IVA se traen automáticamente. Control interno como primer punto de revisión en paralelo, no al final.
→ Minuta contratos SINCO
Nuevo
Bloqueo automático de insumos inactivos — responsable de depuración asignado
📊 Ver en Por frecuencia → am-m029
Desde presupuesto, ítem e insumo estandarizados de la mano con contabilidad. Bloqueo automático de insumos inactivos. Definir quién hace el bloqueo y asignar persona responsable de depurar periódicamente el listado.
→ Estandarización de insumos
Nuevo
Flujo de directores integrado en SINCO — presupuestado + proyectado en el sistema
📊 Ver en Por frecuencia → am-m030
Eliminar el Excel mensual de proyección. Los directores ingresan presupuestado y proyectado directamente en SINCO. El sistema consolida y envía automáticamente a control.
→ Flujo directores / control mensual
Nuevo
Libro de obra digital con firma digital — dictado desde tablet en campo
📊 Ver en Por frecuencia → am-m031
Libro de obra digital con observaciones del residente (clima, condiciones, novedades). Firma digital habilitada. Registro desde tablet: foto + dictado + complemento posterior.
→ Libro de obra digital / tablet residentes
Nuevo
Plantilla + prompt estándar para informes mensuales automatizados
📊 Ver en Por frecuencia → am-m032
Establecer el prompt y la plantilla estándar. Subirla a la plataforma para que el informe se genere automáticamente a partir de los datos existentes en SINCO y otras fuentes.
→ Informes mensuales automatizados
Nuevo
Lista de precios ligada al insumo — corte automático al día 30 con aprobación
📊 Ver en Por frecuencia → am-m033
Ligar la lista de incrementos directamente al insumo en el sistema. Generación automática del corte con fecha máxima día 30. La aprobación del nuevo precio queda sujeta a validación humana por cambio de año.
→ Control de incrementos de precios
Nuevo
Portal FIC: validación legal del pago relacionado con número de contrato
📊 Ver en Por frecuencia → am-m034
El sistema valida que el número de contrato coincida con el pago del FIC del contratista. Verificación de que las verificaciones de pago estén correctas y sean legalmente válidas.
→ Portal FIC / control seguridad social
Nuevo
Formatos de cortes estandarizados entre todos los proyectos
📊 Ver en Por frecuencia → am-m035
Estandarizar los soportes de cortes de obra para todas las revisiones. Todo documentado en una plataforma central.
→ Estandarización soportes de corte
27 de abril · 2025
Reunión de consolidación — Tour IA
Sesión de cierre y socialización de resultados del Tour IA. Urgencia Alta · Importancia Alta. Espacio donde los equipos priorizaron y validaron las iniciativas más críticas identificadas en las 4 jornadas de observación. Los temas surgidos confirman y concentran los dolores sistémicos más recurrentes.
Urgencia: 🔴 AltaImportancia: 🔴 AltaTemas priorizados: 4Proyectos: Todos
Dolor común entre sesiones
Se profundiza respecto a sesiones anteriores
Dolor nuevo en esta sesión
Mejora / iniciativa propuesta
Consolidación · 27 abr — Todas las sesiones
Minutas: matriz de contratista asociada a tipología de contratos y reducción de reteICA
📊 Ver en Por frecuencia → cons-001
La matriz de contratistas debe asociarse al tipo de contrato según la actividad económica del contratista. El campo de reteICA actualmente muestra 120 opciones; debe reducirse únicamente a las que aplican según la actividad económica real del contratista. Esto elimina errores de selección y correcciones tardías que hoy llegan hasta la factura.
→ Matriz de contratistas – tipo de contrato
Consolidación · 27 abr — Todas las sesiones
Contratos desde SINCO: plantilla diligenciada automáticamente — sin llenado manual
📊 Ver en Por frecuencia → cons-002
Los contratos ya se diligencian desde SINCO, pero la plantilla no viene pre-llenada. La minuta del contrato debería llegar diligenciada automáticamente con los datos que ya existen en el sistema. Para el contratista se debe omitir el cuadro comparativo antes de enviar. Las firmas de la minuta deben estar integradas en el flujo digital.
→ Minuta contratos SINCO + firma ZOHO
Consolidación · 27 abr — Todas las sesiones
Pólizas: revisión y confrontación contra el contrato — alimentar SINCO tras validación
📊 Ver en Por frecuencia → cons-003
El sistema debe revisar la póliza, confrontarla contra el contrato y, después de validar que cumple lo exigido, alimentar automáticamente SINCO. Esto está directamente relacionado con las alertas de vencimiento de pólizas y de contratos, que son críticas especialmente para los cortes de obra.
→ Control de contratos y pólizas
Consolidación · 27 abr — Todas las sesiones
Pedidos en SINCO sin Excel: trazabilidad completa desde control
📊 Ver en Por frecuencia → cons-004
Montar el pedido directamente en SINCO eliminando los Excels intermedios. La trazabilidad del pedido debe quedar abierta y visible desde control, sin pasos fuera del sistema. Este punto fue el más recurrente en todas las sesiones del Tour IA.
→ Pedidos de obra
Prioridad alta
Parametrizar reteICA por actividad económica — reducir de 120 a los que aplican
📊 Ver en Por frecuencia → cons-m001
Al crear o editar el contratista, el sistema filtra automáticamente las opciones de reteICA según la actividad económica registrada. Se eliminan las 120 opciones genéricas y se muestran únicamente las que aplican. Resultado: cero errores de tipología de contrato detectados en la factura.
→ Matriz de contratistas – tipo de contrato
Prioridad alta
Minuta pre-diligenciada desde SINCO con datos del sistema — firma digital por perfiles
📊 Ver en Por frecuencia → cons-m002
La plantilla de minuta trae automáticamente: subgerente, cédulas, anticipos, representantes, direcciones e IVA desde los datos ya registrados en SINCO. El cuadro comparativo se omite en la versión que ve el contratista. Las firmas se gestionan por perfiles en ZOHO. Resultado: eliminar el diligenciamiento manual y las devoluciones por errores de forma.
→ Minuta contratos SINCO + firma ZOHO
Prioridad alta
Validación automática de póliza vs. contrato — actualización en SINCO y alertas de vencimiento
📊 Ver en Por frecuencia → cons-m003
El sistema compara automáticamente la póliza recibida contra los requisitos del contrato. Si cumple, actualiza SINCO. Si no cumple, notifica con detalle de lo faltante. Alertas programadas de vencimiento de pólizas y contratos con anticipación suficiente para no afectar los cortes de obra.
→ Control de contratos y pólizas
Prioridad alta
Pedido directo en SINCO con trazabilidad abierta desde control — sin Excels
📊 Ver en Por frecuencia → cons-m004
El residente monta el pedido ítem por ítem en SINCO. Control lo visualiza en tiempo real sin necesidad de descarga ni intermediación. La trazabilidad queda abierta: pedido → aprobación → compra → entrada de almacén → facturación, todo en SINCO.
→ Pedidos de obra